Under de senaste sex månaderna har världen varit tvungen att blixtsnabbt gå från att sitta i fysiska möten till att Zoom och Teams har tagit över vår vardag. De stora eventen sköts först upp några veckor i stöten, men nu har även mässor, utbildningar och seminarium blivit digitala.
På Helio har vi gjort streamade event i flera år, men aldrig så många, så stora och så välproducerade. Efter många spännande event har vi frågat kunder och teknikpartners och sammanställt våra bästa tips.
● ● ● ● ●
Virtuella event och webbinarier kan vara knepiga, även för erfarna arrangörer som är vana vid att jobba med event i fysisk miljö. Läs vidare för 10 tips och tricks för planering av ett streamat event eller webbinar och vad du ska tänka på under och efter.
1) Vad är målet med ditt streamade event?
Har du någonsin genomlidit ett möte som lika gärna kunde varit ett e-mail? Eller har du ringt ett samtal och önskat att du hade video för att komma närmare personen på andra ändan? Tänk noga igenom syftet med ditt möte och om video förbättrar eller försämrar det.
Om det är en utbildning, tänk på att du kanske kommer att behöva använda grafik och att du sannolikt vill spela in hela sändningen till senare. Om du vill skapa en känsla av interaktivitet, så är chatten det viktigaste verktyget (och kanske plantera ett par frågor innan.) Är det viktiga interna nyheter, välj en kanal som fungerar för alla devices, så att även de som är på språng kan vara med.
2) Bästa tiden på dygnet för ditt streamade event
Optimala tiden för ett webbinar eller event beror såklart på din målgrupp och vad dina mål är. Om du har en utbildning för anställda eller kunder, så kommer ett par bra insikter här;
Enligt GoToMeeting.com är de bästa dagarna i veckan för att genomföra webbinarium tisdag, onsdag eller torsdag. Den bästa tiden att schemalägga ett webbseminarium är klockan 11, men om du har deltagare som spänner över flera tidszoner, hitta en tidpunkt som fungerar så alla kan ha det mellan 11 och 15.
● ● ● ● ●
3) Dubbelkolla tekniken, och kör torrsim!
Om du inte spelar in video som kommer att redigeras, finns det inga omtagningar. Se till att utrustning och presentatörer får en, eller två, testkörningar innan de går live och kolla en gång för mycket att allt funkar. Ha en kollega på annan plats som verkligen kolla om det fungerar med ljudet som brukar vara en svag punkt. Dubbelkolla detta:
Kameravinklar: Kontrollera att du får bra vinklar för presentatör, utställningar eller produkter som ska visas.
Upplösning: Sikta alltid på högsta möjliga kvalitet. I en nyligen genomförd undersökning av Brightcove.com sa 62% av de tillfrågade individerna att de hade en negativ uppfattning om ett varumärke som publicerade en videos av dålig kvalitet.
Bakgrund: Om du inte livestreamar spel, undvik färgglada bakgrunder eller rörliga föremål. Ta bort alla distraktioner från talaren.
Access: Testa inloggningsfunktionerna och dubbelkolla eventuella åtkomstkoder eller länkar som skickades till deltagarna.
4) Välj rätt plattform för ditt virtuella event
Här är en kort lista över några av de bästa plattformarna för streamade event efter kategori. Tänk på att webbsändningar kan falla i båda kategorierna.
Populära plattformar för webbinarium:
Populära plattformar för streaming:
● ● ● ● ●
5) Engagera din publik.
När du har bjudit in publiken och bestämt innehållet – tänk på hur du ska skapa engagemang och interaktivitet från början till slut. Det finns många olika verktyg att använda, men testa (igen!) gärna innan så att det verkligen tillför värdig och inte bli för plojjigt. Här är några förslag:
- Presentera livefrågor eller enkätalternativ med hjälp av tex Kahoot eller Mentimeter.
- Ha frågor redo om du har chatt-funktion på webbinariet.
- Ta med tid i din presentation så att publiken kan ställa frågor
- Genomför en liten giveaway under presentationen som bygger på deltagande
● ● ● ● ●
6) Skapa en registreringssida
Superviktigt om du presenterar för nya personer eller har många deltagare. Skapa en enkel registreringssida för ditt webbinarium på tex Confetti eller Eventbrite. Du kan då:
- Skapa en e-postlistor för kalenderinbjudningar, påminnelser och uppföljning
- Bestämma din publikstorlek
- Förvänta dig att fler personer ska delta i liveevenemanget, speciellt om du har skickat påminnelser
- Skapa en remarketinglista för framtida bruk
7) Planera ditt webbinarium i förväg
Undrar du hur långt i förväg du ska marknadsföra ditt webbinarium? Börja minst en månad innan. Ge mer information och öka kampanjinsatserna ju närmare eventet det blir, eftersom de flesta anmälningar sker veckan före eventet.
Några tips för att öka synligheten och anmälningarna för ditt webbinarium:
- Lägg upp webbinariet på din webbplats, blogg eller evenemangskalender.
- Skapa ett Facebook-evenemang, om det fungerar med målgruppen, och marknadsför det på din företagssida.
- Kör betalda digitala annonser på Facebook, LinkedIn och Google.
- Lägg upp på lämpliga sociala mediekanaler, med tyngre marknadsföring ju närmare evenemanget kommer.
- Marknadsför i nyhetsbrev och skicka även ut ett dedikerat e-mail två veckor tidigare.
- Skicka påminnelser via e-post två veckor och en vecka före för att ge mer information och påminna deltagarna.
- Skicka två sista e-postpåminnelser en dag innan och dagen för bättre närvaro och fånga upp de som kanske glömt bort att de anmält sig.
- Inkludera informationen hos alla anställda i ditt bolag som en länk i e-post-signaturen.
- Be talarna att marknadsföra evenemanget på sina sociala kanaler.
8) Ha direkt lina – inte WiFi
När det gäller streamande händelser och presentationer måste ettorna och nollorna hänga med, och då duger det inte att förlita sig på WiFi. Om någon plötsligt kommer på att de ska streama The Wire i 4K utanför dörren till studion, kan det innebära att hela ditt fantastiska webbinarium blir förstört. Se till att studion eller lokalen har möjlighet till fast lina helt enkelt.
9) Det syns när man har kul!
Det gamla talesättet att en leende hörs genom telefonen är ännu mer sant när det kommer till streaming. Men skillnaden mot att jobba med fysiska miljöer är att det kroppspråk kommer att bli mindre påtagligt för publiken, så du kommer att behöva jobba ännu hårdare för att engagera publiken. Skratta, gråt, vifta på armarna, tala direkt in i kameran – alla knep är tillåtna för att öka engagemanget och förmedla energi genom rutan.
10) Följ upp med alla deltagare
Att skicka ett tack-email kan vem som helst göra, men det finns fler sätt för att hålla kvar engagemanget och fortsätta dialogen även efter att ditt webbinarium är slut. Här är några smarta sätt:
- Inkludera slides med anteckningar som användes under presentationen
- Om webbinariet spelades in, ange en länk för att ladda ner det eller titta i efterhand
- Ange datum för framtida event med anmälningslänkar
- Skicka ett separat mail till de som var anmälda men inte dök upp. Ofta blir de glatt överraskade om du uppmärksamma att de kanske vill ha informationen ändå trots att de uteblev.
Har du frågor om virtuella event, webbinarier och livestreaming? Helio är här för att hjälpa dig det. Vi har två fasta studios i Stockholm som du kan hitta här (Streaming Studio på Kungsholmen) och här (Streaming Studio på Östermalm), och kan också ta in teknikpartners på alla våra lokaler som du hittar här. Från enkla konferenslösningar till heldagsproduktioner med flera scener är vår spännvidd.
Gemensamt är att vi kommer att kunna guida dig igenom allting som har med tekniken att göra. Du behöver bara tänka på innehållet och vi kommer att tänka på alla andra delar.
Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00
👋
