Vad är coworking? Den kompletta guiden [2023]

Funderar du också på coworking? Vi har satt ihop denna guide där du kan hitta allt om hur det fungerar. Coworking har exploderat som fenomen och är ett smart sätt för företag att dela ytor och där service som kaffe, WiFi och reception är inkluderat. Ofta finns det också event för medlemmar att gå på för att kunna bygga nätverk och community. I den här artikeln kommer vi gå igenom vad coworking är, hur det fungerar och vad som kan vara bra att tänka på när du ska välja ett coworking space och sitta i. Som en av Sveriges största coworking-operatörer så har vi lärt oss en hel del sedan vi startade 1998. Häng med in i coworkingens värld!

● ● ● ● ● 

Vad är coworking?

Så vad är själva definitionen av coworking? En snabb sökning på Google visar att alla från Regus till svenska högskolor använder sig av termen, men det som är gemensamt är att:

• Du delar ytor med andra företag
• Det sociala nätverket är viktigt
• Kontoret eller platsen kommer nyckelfärdigt med möbler
• Service ingår, vilket kan vara städning, kaffe, WiFi, skrivare, posthantering, gym och liknande
• Generösa gemensamma ytor där du kan välja att sätta dig på olika platser varje dag beroende på om du har ett möte, behöver tyst omkring dig eller mer livligt.

Numera erbjuder de flesta coworking spaces egna kontorsrum och de större aktörerna har kontorsrum för 1-10 personer som sin huvudsakliga produkt. Vad är då skillnaden mellan coworking och ett klassiskt kontorshotell? Sanningen är att det inte finns någon exakt definition av skillnaden, men det traditionella kontorshotellet var skapat för att vara en temporär lösning och att varje kvadratmillimeter av lokalerna var uppdelat kontorsrum. Dagens coworking har ofta mer service inkluderat i medlemskapet, större lounger och är byggd som en permanent lösning för att ha sitt kontor.

Här kan du läsa om 5 anledningar att flytta från ditt konventionella kontor till ett coworking space.

Hur fungerar coworking rent praktiskt?

Det är minst sagt en stor fråga, men här är vårt försök att sammanfatta hur det fungerar här på Helio.

• Du har en arbetsplats i lounge eller eget rum
• Vi community managers finns på plats för att se till att du mår bra, tar hand om dina gäster och skapar medlemsevent
• Du har flera olika lounger för att kunna jobba med kollegor eller ta emot gäster
• Har du ett möte där du vill stänga dörren, så har vi 100-tals mötesrum att boka i din medlems-app
• Telefonrum (utan kostnad!) finns det gott om, så när du har ett Teams-möte, så kan du stänga till
• Varje onsdag är det frukost, varje fredag fika och minst 1 gång i veckan är det träning, yoga eller meditation
• Du har egen nyckel och tillgång till din arbetsplats dygnet runt, 7 dagar i veckan
• Vill du ha variation, så finns det flera olika Helio där du kan jobba ifrån loungerna utan extra kostnad

Punkterna ovan är grunderna för hur det fungerar, men läs vidare för att förstå upplägg, kostnader och mycket mer.

Vad kostar det att bli medlem i ett coworking space?

Det korta svaret är att det kostar väldigt olika. Det billigaste medlemskapet, som innebär att du inte har någon fast plats eller eget rum, varierar i pris mellan 3 000 till 12 000 kronor per månad innanför tullarna i vår huvudstad och cirka 2 500 till 6 000 kronor för ett coworking space i Malmö. Då varierar innehållet mellan de olika aktörerna, från nybyggda lokaler på de bästa adresserna med mycket inkluderad service, gym, och massor av community-aktiviteter till billigare, mer hemsnickrade alternativ. Enligt Workaround så ligger det genomsnittliga priset för ett öppet medlemskap i innerstaden på 4283 kronor per månad.

Öppet medlemskap eller eget skrivbord ligger mellan 2000 – 10 000 kronor per person och månad. Plats i eget rum ligger mellan 5 000 – 12 000 kronor per person och månad.

För att hyra ett kontorsrum får du räkna med cirka 5000 – 12 000 kronor per månad och person. Då ingår nästan alltid möbler, och dessutom ofta tillgång till andra delar i coworking spacet såsom lounger, telefonrum och mötesrum. Priserna är ofta inte helt enkla att jämföra på nätet, utan den bästa förståelsen får du vid en visning. Du kan läsa mer om de olika medlemskapen hos oss på Helio här: öppet medlemskap, eget skrivbord och eget kontorsrum.

 

Hur ser hyresvillkoren ut på coworking spaces?

Grundtanken med coworking är att du inte ska behöva låsa upp dig i långa kontrakt. Speciellt när du är ett mindre bolag eller ett snabbväxande bolag som inte vet vad som händer de närmaste 12-24 månaderna. I Sverige ligger de flesta coworking spaces på 3 månaders uppsägningstid på de olika medlemskapen, men ibland så kort som 1 månad på öppna medlemskap/hot desking. När det kommer till större rum för fler än 10 personer så finns det olika villkor med längre bindningstider på 6 eller 12 månader.

På Helio har vi 3 månaders uppsägningstid för att du ska flexibelt kunna växa eller krympa dina kontorsytor beroende på behov eller företagets tillväxt.

Generellt så har du inget besittningsskydd till skillnad från ett traditionellt kontor, och de flesta coworking spaces skriver bort besittningsskyddet med ett tilläggsavtal. Det innebär att du inte har någon rätt att sitta kvar i lokalerna, utan du kan också bli uppsagd från ditt kontor, oftast på samma villkor som du kan säga upp kontraktet på. Det kan vara bra att tänka på, och också ställa en extra kontrollfråga när du blir medlem om det finns några förändringsplaner inom det närmaste året som påverkar rummet eller platsen du tittar på.

 

Letar du efter en coworking-plats? Vi har 10 prisbelönta anläggningar i Stockholm och Malmö. Kontakta oss på chatten nere till höger, info@helio.se eller 08 522 232 00. 

 

Aktiviteter på coworking spaces

Många blir medlemmar i ett coworking space just för att det är ett socialt sätt att arbeta, och därför jobbar också många coworking-aktörer med aktiviteter för att knyta kontakter. Många har gemensamma frukostar någon dag i veckan, ibland med ett tema eller inbjuden talare om ett aktuellt ämne. Hälsa och träning är en annan vanlig aktivitet som spänner från yoga, meditation till löpträning eller PT-grupper.

Det finns också flera som jobbar med inbjudna talare som kontinuerligt kommer och föreläser om allt mellan retorik till SEO eller rekrytering med syftet att du ska bli bättre eller mer inspirerad på jobbet. På Helio kör vi en föreläsningsserie som heter learn@lunch där vi bjuder in en talare och bjuder dig på lunch under tiden.

Oftast har du mycket att tjäna på att närvara på aktiviteterna i början för att verkligen få ut det mesta av ditt medlemskap på ett coworking space. Antingen för att det dyker upp en affärsmöjlighet du inte trodde, eller bara för att det kommer att bli roligare att gå till kontoret i framtiden. Om du är nyfiken på vad som händer och har hänt på Helio, så kan du se några av våra aktiviteter här. 

 

 

Coworkingens historia från 90-talet och framåt

Coworking som fenomen uppstod som en trend i Kalifornien under slutet på 90-talet och tidigt 2000-tal när människor valde att dela kontor för att det var billigt och praktiskt, men också för att det blev en roligare att plötsligt ha kollegor att dricka kaffe eller samarbeta med om du var frilansare.

Från början skedde coworking (som det inte kallades förrän senare på 2000-talet) i informella sammanhang när någon hade lediga platser på ett kontor som hyrdes ut, eller att någon hittade ett rivningskontrakt som flera personer gick ihop och delade. Under de tidigare åren var det framförallt frilansare eller mindre bolag som valde att sitta tillsammans i coworking spaces, och ofta från tech/startup-världen eller personer som jobbade med media och reklam.

“A social gathering of a group of people who are still working independently, but who share values and who are interested in the synergy that can happen from working with people who value working in the same place alongside each other.”  Wikipedias definition av coworking

Vilket som exakt var världens första coworking space finns det många sanningar om, men bland annat nämns C-space i Berlin runt 1995 som då kallade sig ”Hackerspace”. Bland de tidiga märktes också Oberholz i Berlin och 42 West 24 i New York. Den som däremot var en av dem som tog coworking från obskyrt fenomen till mainstream var Brad Neuberg med sitt ’San Francisco Coworking Space ’ som senare blev The Hat Factory. Coworkingens historia har bara börjat, och fortfarande är det en försvinnande liten andel av den totala kontorsmarknaden.

På Helio startade vi 1998 i den tredje Hötorgsskrapan under namnet ”The Summit of HiTech Building”. Där hade vi dåtidens internetbolag som medlemmar och Stockholms första ”riktiga” bredband.

 

 

 

Du mår bättre och genom coworking

Varför ska man sitta i ett coworking space i Stockholm eller Malmö? Om man ska tro Harvard Business Review, så tycker de som jobbar i ett coworking space att deras arbete är mer meningsfullt, att de har större kontroll över deras arbetssituation och de känner att de är en del av en gemenskap. Ett coworking space ger dig också mer flexibilitet i arbetslivet, och kan vara ett bra sätt att få ihop andra delar av livet genom att kunna droppa in på kontoret precis när du behöver. Idag har coworking gått från en nisch-produkt till att bli ett verkligt alternativ för både frilansare till mellanstora bolag och även fungera som satellitkontor åt globala jättar.

Det är också ett sätt att spara pengar, genom att du delar ditt kontor smartare och inte själv behöver anställa någon för att ta hand om administrationen runt kontoret. Här kan du läsa mer om hur du sparar pengar genom att sitta på ett coworking space istället för att ha ett traditionellt kontor. 

Utveckling i rasande fart

Utvecklingen på coworking-marknaden går med blixtens fart, och idag finns de olika typer av coworking spaces för olika typer av företag och branscher, från det billigaste och enklaste till mer professionella anläggningar. För att förstå hur stort fenomenet är, så tecknades 21% av alla nya hyreskontrakt 2021 i Londons centrala delar ut till olika typer av operatörer inom flexibla kontorslösningar.

Det är många saker som bidrar till den snabba expansionen, där megatrender som globalisering, digitalisering och urbanisering bidrar. Coworking har historiskt varit ett alternativ för mindre bolag, men förändringen mot större bolag sker snabbare och snabbare. Gränsen mellan kontor och coworking blir allt suddigare, och många innovativa fastighetsbolag har börjat innovera med avtalstider, service och liknande. Här kan du läsa om de 7 viktigaste anledningarna till att coworking växer. 

I Sverige var Helio bland de första aktörerna under slutet på 90-talet, men också United Spaces var tidiga med sitt coworking-koncept. Idag finns det flera olika liknande verksamheter i Sverige, som Knackeriet, Epicenter, SUP46, A House och många andra. Många satsar mycket på sin nisch, riktade mot specifika branscher, eller om de har en annorlunda filosofi för deras nätverksbyggande. Det skiljer sig också i pris mellan de olika aktörerna beroende på vad de erbjuder och vilka hus de ligger i. Här kan du läsa mer om 5 anledningar till att säga upp ditt konventionella kontor och bli medlem i coworking.

● ● ● ● ● 

Coworkingens utveckling i Sverige

Utveckligen på Sveriges coworking spaces har varit blixtsnabb under de senaste åren och antalet kvadratmeter som ställts om till flexibla kontor har vuxit kraftigt. 2018 så fanns det 181 000 kvadratmeter coworking i Storstockholm, en uppgång med 500% på bara 7 år (Fastighetsvärlden 04/2018). Sedan dess har WeWork öppnat på Hamngatan med 13 000 kvadratmeter, 7A har öppnat konferens och kontorshotell på Vasagatan med 17 000 kvadratmeter, Convendum i Hagastaden och Slussen med ytterligare omkring 10 000 kvadratmeter.

 

Fastighetsägarna har i en rapport sett att cirka 3 procent av kontorsbeståndet har blivit coworking. Något som bara kommer att fortsätta växa enligt Christoffer Börjesson på Fastighetsägarna.

– Jag tror att coworking kommer att ta ungefär 10–15 procent av kontorsmarknaden i storstäderna på sikt. Man kommer att stanna där någonstans. De företag som har stor yta i egna kontor kommer att fortsätta sitta så, säger han.

● ● ● ● ● 

Vilka olika typer av medlemskap finns det?

De flesta coworking spaces har tre olika typer av medlemskap. Du kan betala för ett öppet medlemskap som gör att du får tillgång till alla de gemensamma ytorna och mötesrum, eller ha ett helt eget skrivbord eller eget, låsbart rum.

Det öppna medlemskapet gör att du kan slå upp din dator där det passar bäst för dagen. De flesta spaces har både mer sociala ytor och mer fokusytor när du behöver koncentrera dig. En vanlig fråga som vi får är om det alltid finns en plats att jobba på om man kommer in sent till jobbet – och svaret är ja. Vi kan aldrig garantera dig din exakta favoritplats i hörnet, men plats finns det alltid. Det här medlemskapet heter olika beroende på coworking space – olika namn är ”hotdesk”, ”lounge-medlemskap” och här på Helio heter det ”Open”. Du brukar för en liten peng kunna hyra ett skåp om du inte vill bära alla prylar fram och tillbaka till kontoret. Om du är nyfiken på Open på Helio, så har vi samlat mer information här. 

Eget skrivbord i ett delat rum är ett annat sätt att sitta i coworking spaces. Det passar dig bäst som sitter och jobbar mycket framför skärmen, och behöver en eller två stora skärmar för att kunna göra ditt jobb. Oftast brukar detta vara ett höj- och sänkbart skrivbord, och förvaring och akustikskärmar ingår också. Sitter du vid ett eget skrivbord kan du självklart röra dig runt i loungerna och sitta i olika miljöer – men du har alltid din trygga hamn vid ditt skrivbord. Detta alternativ brukar vara något dyrare än att sitta med ett öppet medlemskap. På Helio heter detta typ av medlemskap ’fix’ och mer information om hur det fungerar kan du hitta här. 

Ett eller flera egna rum är ett vanligt alternativ också, och på coworking spaces brukar det finnas från 1-2 personer upp till 20 personer som störst. Denna typ av medlemskap heter Private, Private Office och på Helio heter det Studio. Många bolag – framförallt efter pandemin – jobbar med en kombination av öppna medlemskap och eget kontor. Till exempel har ett bolag med 10 anställda ett rum för 4, medan de andra jobbar ute i loungerna. En smart lösning när inte alla är på kontoret samtidigt, men du har ett eget rum där du kan låsa in de saker som bolaget behöver – bokföring, varuprover eller vad det kan vara. De flesta medlemmar på Helio som har egna rum tillbringar minst lika mycket tid ute i våra loungeytor. Om du vill läsa mer om hur det fungerar på Helio så hittar du mer information om studiomedlemskapet här.  

● ● ● ● ● 

 

 

Sammanfattning

Coworking är en effekt av digitaliseringen och att näringslivets hastighet har ökat. Du kan bygga ett miljardbolag på mindre än 1 år, men det kan lika gärna gå åt andra hållet och bolaget går i graven lika snabbt. Det innebär att vi värdesätter nyckelfärdiga lösningar mer – tiden har helt enkelt blivit ännu viktigare än förr. Att flytta in på ett traditionellt kontor tar mycket tid, tid som istället skulle kunna användas till att bygga bolaget eller sälja mer.

Coworking har många fördelar för mindre företag, såsom att kunna sitta på en bättre adress till lägre kostnad, få att socialt nätverk på jobbar och inte behöva lägga värdefull tid på att ta hand om ett kontor med skrivare, städning, diskrutiner och mycket annat. Helio hittar du på 9 olika platser i Stockholm och Malmö – Östermalm, Gamla Stan, Hornstull, Sundbyberg, Hötorget, Kista och Kungsholmen. Maila på info@helio.se om du är nyfiken på att diskutera coworking med oss, du får svar på 30 minuter!