Allt du behöver veta om kontorshotell

Kontorshotell har blivit ett populärt sätt att ha sitt kontor och idag finns det fler alternativ än någonsin på den svenska marknaden. Det har skett en kraftig tillväxt på marknaden för kontorshotell under de senaste åren och för många företag är det ett enkelt sätt att ha ett bra kontor i centralt läge.  I den här korta guiden kommer vi gå igenom hur det fungerar med kontorshotell, vad det kostar, vad de vanligaste villkoren är och skillnaderna mellan olika former av kontorshotell. Häng med, så går vi igenom de vanligaste frågorna!

● ● ● ● ● 

Vad är ett kontorshotell?

Det är exakt vad det låter som – ett hotell för kontor! Mer specifikt, så brukar det bestå av en större yta med gemensam entré som hyrs ut i mindre delar till andra företag. Ett typiskt kontorshotell har många olika rum i storlekar från 5 m2 och uppåt och brukar ha rum från 1-2 personer och upp till 10 personer. Ofta kan också större företag sitta i flera rum bredvid varandra, och ibland går det också att koppla ihop flera rum med interna dörrar.

Det andra som är utmärkande är flexibla hyresavtal som är kortare än de klassiska 3 eller 5 åren som de flesta fastighetsägare fortfarande håller sig till. Det går att hitta uppsägningstider på 1 månad på marknaden, men oftast rör det sig om 3-12 månaders bindningstid för ett kontorshotell i Stockholm. En viktig skillnad mot ett vanligt hyreskontrakt är att de flesta kontorshotell förhandlar bort besittningskyddet i kontraktet. Det betyder att du som hyresgäst inte har ett skydd att få sitta kvar i när ditt kontrakt har gått ut som på ett traditionellt hyreskontrakt.

Vad kostar ett kontorshotell?

Kostnaden varierar lika mycket som på hotellrum, vilket betyder att priset sätts beroende på efterfrågan, läge och standard på rummen. I ytterförorterna så kan du komma ned till 1500 kronor per person i ett kontorsrum i en lägre standard medan du kan betala upp till 10 000 kronor per person i centrala delarna av en stad. Här är en översikt:

• Innerstaden (Central Business District) 4000-10 000 kronor per person och månad
• Innanför tullarna (Malmarna utanför CBD) 3000-6000 kronor per person och månad
• Närförorter 2000-5000 kronor per person och månad
• Ytterförorter 1500-3000 kronor per person och månad

Källa: Workaround.io och Hyra Kontor i Stockholm

Kvalitet, design och inredning är såklart väldigt olika mellan kontorshotell och kanske är viktigtare för de som tar emot mycket kunder eller om det är en viktig del av företagets identitet och ett sätt att locka till sig riktigt bra anställda.  Är ingången genom en bakgata utan skylt eller är det en namnkunnig arkitekt som har designat lobbyn? Självklart kommer det dra prislappen uppåt eller nedåt.

Något annat som varierar är standarden på tekniken i huset. Om kontorshotellet sitter på ett tillfälligt kontrakt inför en större renovering av en fastighet, så kan det vara bra att stämma av med kontorshotellet om vad de utlovar i form av ventilation och luftflödet per person. Ingen vill sitta och kippa efter syre efter ett par timmar på kontoret.

Vad kostar kontorshotell jämfört med ett vanligt kontor?

Om du räknar igenom vad din egentliga kontorskostnad är, så är oftast kontorshotell det billigaste alternativet. Om du tittar på helhetskalkylen med hyra, fastighetskatt, mötesrum, städning, bredband, försäkringar, skrivare, sophantering, möbler, tillägg för el och dessutom tiden att administrera kontoret så sparar de flesta bolag in 30-40% på sina kontorskostnader.  Här nedan ser du en sammanställning:

Ingår det möbler i ett kontorshotell?

Nästan alltid finns det bord, stol och även en förvaringsmöbel som ingår i priset. Andra saker får du ta med dig själv till rummet. En bra sak att komma ihåg är att du ofta har återställningsplikt av rummet när du lämnar kontorshotellet så kolla vad som gäller innan du börjar sätta upp whiteboards och bilder på barnen på väggarna. Höj- och sänkbart skrivbord ingår hos vissa kontorshotell som kan vara skönt om du sitter många timmar på kontoret.

● ● ● ● ● 

Ingår det mötesrum?

Det finns ibland en pott med mötestimmar som ingår i hyran medan andra kontorshotell har prisvärda mötestimmar som du enkelt kan boka i digitala system. Oftast är det populärt med mötesrum hos alla hyresgäster, så det kan vara bra att förstå hur upptaget det är i mötesrummen innan du signerar något avtal. Gratis timmar kan låta som ett bra erbjudande, men det kan också leda till att mötesrummen sällan är lediga när just du behöver dem.

Vad är det för service som ingår?

Det är väldigt varierande, och det finns allt från Ryanair-koncept till All Inclusive på marknaden. Och som vanligt är det en fråga om vad du behöver och hur mycket du vill betala. Några vanliga service-erbjudanden på kontorshotell är följande lista och olika mycket ingår på olika platser.

• Receptionstjänster
• Städning
• WiFi
• Larm
• Post- och pakethantering
• Kaffe & te
• Fruktskålar
• Gym
• Övernattningslägenheter
• Mötesrum
• Besökshantering
• Event-ytor
• Nätverksträffar
• Frukostar
• Duschrum
• Förvaring
• Café

☰☰☰☰☰

Vilka olika kontorshotell finns det i Sverige?

I Sverige finns det flera företag som driver kontorshotell och vissa finns i flera städer. Störst är börsjätten IWG som driver varumärken Regus, Spaces och No18. Regus hittar du på flera platser i Sverige, medan Spaces finns i Malmö och Stockholm och No18 bara i Stockholm.

Annars finns det andra företag med prisvärda kontorshotell som First Office som tillhör Klövern, Quick Office, C/O som är ett koncept som tillhör Profi Fastigheter. Även WeWork som är en amerikansk gigant med över 400 olika centers globalt finns i vår huvudstad.

Även flera fastighetsbolag håller på att starta upp egna verksamheter: Arena från Vasakronan, Cecil från Humlegården, United Spaces som ägs av Castellum och Convendum med Wallenstam som ägare. Helio hittar du på flera platser i Stockholm som Kungsholmen, Östermalm, Södermalm och Kista.

● ● ● ● ● 

Varför växer trenden med kontorshotell?

Har det poppat upp kontorshotell i ditt kvarter också? Överallt verkar det växa upp nya varianter på arbetsytor, medlemsklubbar och kontorshotell och det finns flera samhällstrender som gör att det just nu verkar vara flexibla kontor som växer.

“Marknaden för delade kontor blomstrar. På sex år har de största kontorshotellen i Stockholm nästan trefaldigat sin yta.” Fastighetsvärlden 02/18

• Digitaliseringen av arbetet. De flesta personer kan utföra stora delar av sitt jobb utan att fysiskt befinna sig på kontoret. Det gör också att större företag anställer människor i en annan stad eller världsdel, som också då behöver ett kontor. Så istället för att gå till “stora fina huvudkontoret”, så hyr de anställde ett litet kontor på ett kontorshotell, trots att bolaget kan ha tusentals anställda. Det finns exempel på stora bolag som jobbar helt nätverksbaserat med “remote workforce”.

• Butiksdöden. E-handeln slår hårt mot butiker och detaljhandel vilket har sänkt priserna på butiksytor och öppnat nya möjligheter för kontor i bottenplanen på husen.

• Hastigheten. Genom digitaliseringen växer (och krymper) bolag snabbare än någonsin. Det gör att många företag har svårt att planera för hur många eller var de kommer att vilja sitta 3 år från nu. I Sverige finns det flera exempel på tech-bolag som redan hunnit växa ur sitt nya kontor innan det ens har blivit färdigbyggt.

• On-demand-trenden. Efterfrågan på paketerade och nyckelfärdiga tjänster ökar i samhället, oavsett om det är mat, musik eller kontor. Den traditionella vägen till att skaffa kontor med flera möten, högtidliga kontraktskrivningar och månader av planering med arkitekter och byggare är det helt enkelt ingen som riktigt har tid med längre.

• Delningsekonomin. Att dela är riktigt smart, både på ytor och kostnader. Det gör att fler har råd och möjlighet att sitta på en bra adress och med bättre designade och snyggare kontor än vad de hade kunnat göra själva. Dessutom är det klokt att bara betala för mötesrum när de används istället för att de står och kostar pengar under andra tider.

● ● ● ● ● 

Fördelar och nackdelar med kontorshotell

Sammanfattningsvis så ser det ut som att efterfrågan på kontorshotell kommer att fortsätta att öka under de närmaste åren på grund av megatrenderna som syns i samhället. Utvecklingen sker i rasande fart, så från att ha varit ett undanskymt fenomen på kontorsmarknaden så har de största aktörerna gett sig in på marknaden och fler och fler varianter av flexibla kontor poppar upp i svenska städer. Den här texten hoppas vi kunna vara en första guide till dig som funderar på ett kontorshotell. Om du är nyfiken och vill komma på en visning, så kan du läsa om våra olika typer av medlemskap här. 

Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00

 👋