Guide: 10 steg till en lyckad konferens [2024]

Planerar du en konferens tillsammans med ditt team? Vi på Helio har jobbat i över 25 år med konferenser, och med hjälp av våra smartste kunder tagit fram en checklista och planeringshjälp för alla delar av konferensen, från början till slut. Oavsett om det är över dagen med ledningsgruppen eller hela företaget med övernattning så är förberedelserna A och O för en lyckad konferens. Häng med, så går igenom alla delar!

● ● ● ● ● 

Steg 1: Bestäm målet med konferensen

Först och främst, definiera syftet med konferensen. Ska ni jobba med team-building, skapa en ny affärsplan, eller få ny energi med en kick-off inför hösten? Oavsett målet, gör alltid syftet glasklart för alla som ska närvara. Är det en större konferens, underlättar det att sätta en titel och till och med skapa en logga för konferensen för att göra den mer speciell.

På tex Fiverr kan du få flera loggor på 24 timmar för ett par hundralappar. Börja peppa era anställda tidigt: Använd era egna sociala medier, interna chatt-kanaler och hashtags för att bygga upp intresse och kommunicera med deltagarna innan eventet.

Vår erfarenhet att ju mer kommunikation desto bättre, både innan under och efter er konferens om vad syftet är, vad är ni ska gå igenom och hur det hänger ihop med bolagets övergripande mål.

 

Steg 2: Bestäm budget

En genomtänkt budget är avgörande för att välja rätt plats för konferensen. Inkludera kostnader för konferenslokaler, transporter, mat och dryck, aktiviteter och give-aways. En tydlig budget hjälper dig att hålla koll på utgifterna och undvika oväntade kostnader. Om ni planerar att sova över, så kommer hotell också ta stor del av budgeten.

Helio har över 100 konferensrum i olika storlekar både centralt och utanför Stockholm, och dessutom samarbete med hotell i närheten för både det lilla mötet eller den större konferensen.

 

 

Steg 3: Bestäm datum för er konferens

När datumet för konferensen ska bestämmas är det bäst att planera långt i förväg, är det en större konferens minst 6 månader, och en mindre dagkonferens minst 30 dagar innan.

Tidig planering gör det lättare att hitta en bra lokal och boka in deltagarna. Fundera också på hur lång konferensen ska vara, till exempel en heldag med middag på stan efteråt eller med övernattning och flera aktiviteter. Undvik att lägga konferensen i er absoluta högsäsong, storhelger och semesterperioder för att vara säker att alla kan delta.

● ● ● ● ● 

Steg 4: Välj en riktigt bra konferensanläggning

Att välja rätt konferensanläggning är såklart ett viktigt steg. Se till att lokalen är lagom stor för antalet deltagare, varken för liten eller för stor. En central plats gör att det är enkelt för alla att ta sig dit, men om man till exempel är utanför stan i Helio Frösundavik kan man använda Hagaparken för att göra walk & talks eller spela tennis. På Helio har vi 10 olika anläggningar som skiljer sig åt i sin karaktär och storlekar på rummen. Du kan vara på ett 1600-talspalats på Slottsbacken mittemot Slottet och Grand Hotel, i trendiga Hornstull eller på Slussen med utsikt över Stockholms inlopp. Vi finns också i Sundbyberg med prisvinnande arkitektur. Alla våra olika stora och små mötesrum kan du filtrera och söka på här.

Teknik är en viktig faktor, så dubbelkolla att det finns både bra uppkoppling, videokonferenssystem och tillräckligt stora skärmar. Trådlösa mikrofoner (myggor) kan också vara bra att ha. På Helio har vi också möjlighet att både stream och spela in med våra rum på Malmskillnadsgatan. Kontrollera också att anläggningen har de grupprum och den teknik ni behöver, och inkludera planering och information för hur deltagarna ska ta sig till och från konferensen med olika transportslag.

● ● ● ● ● 

Steg 5: Vilken sittning ska ni ha i lokalen?

Är det samarbete som är viktigast eller ska deltagarna kunna anteckna. Ska ett rum vara för att lyssna på en talare och sedan har ni flera grupprum för diskussioner? På Helio finns det alltid generöst med lounge-utrymme utanför våra större rum där ni kan sitta I grupper och prata om ett ämne.

Steg 6: Planera körschema, tider för mat och pauser

När de stora delarna är på plats, börja planera agendan i detalj. Se till att agendan är klar långt i förväg så att alla interna talare eller workshopledare har tid att förbereda sina presentationer. Undvik att boka för mycket innehåll för att även ge deltagarna tid att umgås och nätverka. En välbalanserad agenda kan se ut så här: keynote med VD för att starta, därefter konferens med interna presentatörer, lunch, grupparbeten, teambuilding, gemensam middag och avslutande aktiviteter.Det finns också en viktig faktor att ha ett nedskrivet körschema som ska kunna visas upp om ni vill att konferensen ska vara avdragsgill för företaget. Mer information finns längst ned på denna sida.

Fundera också ett extra varv på maten. På Helio brukar vi kunna ordna det mesta, från energirika sallader från växtriket till pizza slice eller en food truck. Maten är bland det många minns bäst efter konferens, så fundera vad som går ihop med ert varumärke eller de anställdas preferenser. På vår restaurang Ruben har vi ett chambre separée för upp till 24 personer i ett centralt läge.

Viktigt är också att dubbelkolla all specialkost i god tid, och även om det finns deltagare som behöver assistans eller andra behov. På Helio är alla våra anläggningar tillgänglighetsanpassade (utom Slottsbacken).

☰☰☰☰☰

Steg 7: Bjud in deltagarna

Att bjuda in deltagarna är en viktig och rolig del av planeringen av konferensen. Bestäm om ni ska använda digitala inbjudningar via interna kanaler eller ett externt verktyg som tex Confetti. Skapa ett anmälningsformulär online för att samla in all nödvändig information, som deltagarnas behov av transport och specialkost. Använd gärna verktyg som Google Forms, TypeForm för att förenkla processen och samla all information på samma ställe.

Steg 8: Genomför konferensen

När den stora dagen är här, se till att allt är på plats och att du har järnkoll på agendan. Kontrollera att de externa talarna är på plats och introducera dem ordentligt. Påminn deltagarna om hålltiderna för att hålla schemat och ha gärna printat i stort format.

”Helio är något helt annat än en vanlig konferensanläggning, jag kan varmt rekommendera det om ni vill ha ny inspiration för medarbetarna.” Helio-kund 2022

● ● ● ● ● 

Steg 9: Följ Upp Efter konferensen och förläng teamkänslan

Efter konferensen är det dags för uppföljning och påminnelse om alla briljanta tankar och idéer. Tacka alla som deltagit och hjälpt till, och samla in feedback via enkäter. Fråga vad deltagarna tyckte var bäst och vad som kan förbättras till nästa gång.

Skicka enkäterna inom några dagar för att fånga upp färska intryck och använd feedbacken för att göra framtida konferenser ännu bättre.

På vår senaste konferens så bad vi fem utvalda personer att filma och fotografera med telefonen, som vi sedan fick extern hjälp att klippa ihop och göra en 3-minutersfilm av, som gjorde att konferensen levde ännu längre och de som missade den också fick en chans att förstå lite mer om känslan på plats.

● ● ● ● ● 

Steg 10: Reglerna för avdragsgill konferens

Vad behöver uppfyllas för att konferens ska vara avdragsgill för företaget? I korhet: En konferens kan vara skattefri om den är till nytta för företaget. För att undvika förmånsbeskattning ska konferensen pågå minst en dag med minst 6 timmars effektiv tid, eller minst 30 timmar under en vecka. Den får inte vara längre än en vecka och ska ha ett internt syfte som gynnar företaget. Dokumentera allt för att kunna visa ekonomisk nytta och undvik för mycket nöje. Anlita professionella för teambuilding och håll programmet tydligt. Observera att om anställdas partner deltar, blir deras kostnader skattepliktiga för de anställda.

Med dessa steg kommer din konferens att bli något som stärker företaget och för de anställda att se tillbaka och minnas. Vi har över 100 konferensrum för er nästa konferens, så hör av dig till oss så kan vi börja planera tillsammans.

 

 

 

Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00

 👋