Nu är det snart dags för lite efterlängtad ledighet på en (förhoppningsvis!) solig plats. För många tar jobbet aldrig riktigt semester, även om du själv gör det. Kunderna behöver fortfarande hjälp, projekt måste slutföras och e-posten som aldrig slutar trilla in.
Bara för att du inte kan helt koppla bort jobbet betyder det inte att din semester ska bli lidande. Att ta ledigt, även om det bara är en ”hemester”, är viktigt för att hålla balansen i livet.
Här är våra 5 tips för att hantera inboxen utan att förstöra semestern:
Förbered ditt team innan semestern
Sätt upp rutiner och förväntningar så att teamet vet vad de ska göra. Be dem skriva ner möjliga scenarier där de kan behöva kontakta dig och ge dem tydliga instruktioner om hur de ska göra det. Förbered manualer om det skulle behövas eller spela in en video med Loom.
Använd auto-reply
Ställ in ett autosvar som säger att du är på semester och inte kommer att kolla e-posten (även om du kommer att kolla!). Det är alltid bättre att sänka förväntningarna om hur snabbt du kommer att svara, för att sedan överträffa dem! Lämna en alternativ kontakt om det behövs. Exempel:
”Tack för ditt mejl. Jag är på efterlängtad semester och kollar email oregelbundet under tiden. Jag återkommer den [datum]. Vid akuta ärenden, kontakta [alternativ kontakt] på [telefonnummer/e-post].”
Schemalägg e-posttider
Om du måste kolla e-posten, bestäm fasta tider för detta. Till exempel en gång på morgonen och en gång på kvällen. Du kan också ta bort jobb-email på telefonen, så att du inte råkar slentriankolla under dagen utan gör det bara vid en dator där du också kan fokuserat svara under 15 minuter. Genom att mentalt förbereda dig att bara kolla e-posten vid dessa tider kan du njuta mer av semestern.
Delegera så mycket som möjligt
När du kollar e-posten, delegera så mycket som möjligt. Låt ditt team som är på jobbet ta hand om det som de kan hantera själva.
Använd autosvar när du är tillbaka
Håll ditt autosvar aktivt några dagar efter semestern för att hinna ikapp. Justera meddelandet för att låta folk veta att du är tillbaka men kan ta lite längre tid på dig att svara. Exempel:
”Tack för ditt mejl. Jag är precis tillbaka från en fantastisk semester men det kan ta lite längre tid än vanligt att svara på alla mail i inboxen. Tack för ditt tålamod.”
Njut av semesterna och glöm inte att ta några dagar när du kopplar bort helt från allt jobbrelaterat.
