Slutar det aldrig plinga i din inbox heller? Sedan mailen ersatte fysiska brev så har det inte bara gått betydligt snabbare att kommunicera med varandra utan mängden av kommunikation har också mer än tiodubblats (!). Men det är ofta inte mängden som är problemet, de flesta av oss gör faktiskt några grundläggande fel som gör oss till slavar under inboxen istället för tvärtom.
Vi spenderar i genomsnitt 28% av en arbetsdag med email enligt en studie gjord av McKinsey, med 120 email per dag i inboxen och 2,6 timmar spenderade. Här kommer ett par tips för att snabbt halvera den tiden:
1. Sluta med att bara kolla mailen. Att “bara kolla” är den enskilt största faktorn som tar massor av tid. För de flesta av oss sitter det i muskelminnet att klicka på mail-ikonen på telefonen, men är också en farlig väg. Du blir inte mer produktiv för att du vet vad som ligger i din inbox, utan det som händer är den raka motsatsen.
2. Stäng av notifieringar och kolla bara mailen när du själv har tid. Att svara snabbt på mail kanske får dig att känna dig som att du jobbar, men de bygger bara upp en förväntan om att du kommer att svara lika snabbt nästa gång och….din inkorg kommer att fyllas på ännu snabbare än tidigare.
3. Ta hänsyn till mottagaren! Om det är möte, skicka förslag på 2 exakta tider med plats färdig. Att skicka “Borde vi inte ses snart om det nya projektet?” utan att vara mer specifik innebär att 4 eller 6 email skickas fram och tillbaka istället för 2. Ämnesraden är också ett bra ställe att vara tydlig. Skriver du ofta “Hej!” som ämnesrad? Då är det läge att sluta med det.
4. Sluta sortera. För 10 år sedan var det en en superbra idé att använda foldrar, men idag är sökfunktionerna så bra (framförallt om du använder Gmail) att foldersorterandet kommer att ta mer tid än det sparar dig. Ha istället 2 foldrar, avklarat och inboxen. Klart.
5. Calendly. Ett magiskt verktyg som gör att du bara kan skicka en textlänk till mottagaren och låta henne boka själv i din kalender om ni ska träffas. (kolla också Meetingbird, eller MixMax) Se där 6 olika email sparade direkt!
