Uppsägning för villkorsändring – den ultimata guiden

Vill du veta mer om uppsägning för villkorsförändring för kontor? I den här guiden kommer du att kunna hitta allt du behöver veta om hur det fungerar, vad som händer härnäst och hur formalian ser ut för att en uppsägning ska vara giltig enligt lag. Hyreslagstiftningen är komplex, och det finns många delar att hålla reda på som kontorshyresgäst.

Guiden tar cirka 10 minuter att läsa, och har tydligen indelade stycken om du vill ta dig till rätt ämne direkt. Vi kommer också gå igenom hur flexibla kontrakt på kontorshotell och coworking spaces fungerar som är ett annat snabbt växande alternativ inom kontor.  

● ● ● ● ● 

Uppsägning för villkorsförändring – så fungerar det

När en hyresgäst eller hyresvärd vill ändra villkoren i ett hyresavtal, till exempel hyran, kan de begära uppsägning för villkorsändring. Då kommer villkoren att ändras från och med nästa avtalsperiod.

Innan vi går in på hur uppsägning för villkorsförändring fungerar kan det vara bra att veta vilka lagar och regler som gäller för uthyrning av lokaler. Både hyresvärdar och hyresgäster är tvungna att följa flera författningar och lagar som styr hyresmarknaden i Sverige. Den mest omfattande är Jordabalken (JB) där de flesta regler finns runt uthyrning.

Bestämmelserna kring just hyreslagstiftningen finns i 12 kap JB, som även kallas hyreslagen. Där hittar du de föreskrifter som reglerar avtal om uthyrning av fastigheter både för boende och företagsverksamhet.

Hyreslagen är tvingande till hyresgästernas fördel, vilket betyder att avtalsvillkor som är sämre än dem angivna i 12 kap och som är till nackdel för hyresgästen är ogiltiga och utan verkan.

 

 

 

Vad är uppsägning för villkorsändring?

Det är det formella sättet att säga att hyresvärden vill höja hyran på ditt kontor. Det kommer att komma till dig skriftligen tillsammans med de nya villkoren som du kan acceptera eller inte acceptera. Hyresvärden kan också välja att inte skicka en uppsägning innan avtalsperioden har gått ut, och då är det du som måste komma ihåg att säga upp avtalet.

Bland det viktigaste att komma ihåg är alltså när avtalet behöver sägas upp, vilket oftast inträffar 9 månader innan avtalet löper ut. Glömmer du bort att säga upp avtalet, så kommer avtalet förlängas enligt kontraktet vilket ofta är ytterligare en avtalsperiod. Dvs, om du hade hyrt ett kontor i 3 år, så kommer ditt kontrakt att förlängas med ytterligare 3 år.

”Det viktigaste att komma ihåg är alltså när avtalet behöver sägas upp, vilket oftast inträffar 9 månader innan avtalet löper ut.”

Varje hyresavtal innehåller specifika villkor som gäller hyresgästen, men också lokalen den hyr. Vid uppkomsten av nya omständigheter kan både hyresgäst och hyresvärd ha anledning att säga upp det befintliga avtalet för att sedan ingå ett nytt avtal med nya villkor, till exempel gällande höjd hyra. Detta kallas uppsägning för villkorsändring.

När det gäller en uppsägning för villkorsändring betyder det oftast att fastighetsägaren vill höja hyran på lokalen. Båda parter vet att det kan vara fråga om en ”dubbel” uppsägning beroende på utgången, dvs det är en förhandling där hyresgästen kan välja att lämna lokalen om inte hen tycker att den nya hyran är för hög eller att det finns andra villkor som hen ej går med på.

Idag är det många bolag som tittar närmare på flexibla kontor just vid en uppsägning för villkorsändring. Utbudet av flexibla, färdiginredda kontor har exploderat under de senaste åren och för de flesta företag innebär det både en besparing och tidsvinst eftersom alla delar av ett kontor ingår, från sophantering, skatter & tillägg till kaffe och mottagning för bud och gäster. Dessutom ligger många flexibla kontor eller kontorshotell på centrala adresser, där konkurrensen om lokalerna är som störst. Om du är nyfiken kan du läsa vår guide om coworking här.

 

 

Formalia: Vid uppsägning från hyresvärden

När hyresvärden säger upp avtalet för villkorsändring måste vissa krav vara uppfyllda för att uppsägningen ska vara giltig.

• Uppsägningen ska innehålla villkoren som ska ändras för att avtalet ska kunna förlängas. Ett förslag på nytt avtal kan bifogas.
• Eventuell anledning till varför hyresvärden vägrar förlängning av avtalet ska finnas med.
• Information om att hyresgästen inom två månader ska vända sig till hyresnämnden för medling om den inte vill flytta utan ersättning. Detta enligt 58 b JB.

Om dessa uppgifter saknas är uppsägningen ogiltig och avtalet löper vidare.

Får du en uppsägning för villkorsändring rekommenderar därför vi att du kontrollerar följande:

• Kommer uppsägningen i rätt tid?
• Är avtalet uppsagt vid rätt tidpunkt?
• Finns de nya villkoren för förlängning av avtalet angivna?
• Finns anledningen till nekad förlängning angiven?

Formalia: När hyresgästen säger upp hyresavtalet

När det gäller uppsägning av hyresavtal är reglerna många och krångliga. Samtidigt gäller det att ha koll på vad som gäller eftersom en felaktig uppsägning inte har någon verkan, vilket innebär att avtalet löper vidare.

Här är några saker du som hyresgäst måste tänka på om det är du som ska säga upp ett hyresavtal:

 

• Uppsägningen ska vara skriftlig. Det är bra att skicka den i ett rekommenderat brev till hyresvärden. Dagen du lämnar brevet hos postombud räknas nämligen som uppsägningsdag, även om hyresvärden inte löser ut brevet.

 

• Specificera innehållet. I uppsägningen ska det stå tydligt att den avser uppsägning för villkorsändring. Var detaljerad när du beskriver villkoren du vill ändra eftersom du inte kan ändra dem i efterhand förrän ärendet kommer till hyresnämnden för medling.

 

• Hyresvärdens betänketid. Det finns inga regler för hur lång tid hyresvärden har på sig för att svara på dina ändringar i villkoren. Man antar dock att svaret bör komma inom de två månader du har på dig att flytta ärendet till hyresnämnden.

 

• Lämna över till hyresnämnden inom två månader. Om du märker att du och din hyresvärd har svårt att komma överens är det dags att lämna över ärendet till hyresnämnden för medling (mer om hur medling fungerar längre ner).

● ● ● ● ● 

Måste jag gå med på vår hyreshöjning?

Ett av villkoren som oftast ändras i samband med uppsägning för villkorsändring är nivån på hyran. Om hyresvärden till exempel vill höja hyran måste han presentera detta till hyresgästen skriftligen. Det måste även finnas en anledning till beslutet samt uppgift om den nya hyran.

Hyresgästen kan välja att acceptera den nya hyran eller motsätta sig höjningen. Om inget svar lämnas till hyresvärden inom två månader anses att hyresgästen accepterat höjningen och den börjar gälla dagen efter det gamla hyresavtalet upphör.

Vill inte hyresgästen att hyran ska höjas kan hen förhandla med hyresvärden eller vända sig till hyresnämnden för en prövning av hyran och huruvida den anses vara skälig eller inte.  Först en månad efter att hyresvärden meddelat hyresgästen om höjningen kan man vända sig till hyresnämnden.

Vad händer om hyran är oskälig?

Enligt hyreslagen anses en hyra inte som skälig ”om den överstiger den hyra som lokalen vid hyrestidens utgång kan antas betinga på öppna marknaden”. För att bestämma den så kallade marknadshyran jämför man hyrorna för andra liknande lokaler i samma område.

Generellt sett måste du flytta om du inte accepterar hyresvärdens höjning av hyran. I ett sådant läge kan du utnyttja din lagliga rätt att sätta lite press på hyresvärden genom att lämna ärendet över till hyresnämnden för medling.

Nämnden tar del av dina och din hyresvärds synpunkter och kommer med ett uttalande om hyran för din lokal. Om den nya hyran är enligt nämndens åsikt högre än marknadshyran brukar hyresvärdar sänka sina krav och gå med på nämndens föreslagna hyresnivå. Om du inte accepterar även detta erbjudande kan du bli tvungen att flytta utan ersättning.

Du kommer att få hjälp av hyresnämndens uttalande vid en eventuell rättslig tvist om ersättning i tingsrätten. Det är svårt för tingsrätten att inte följa hyresnämndens rekommendationer och resultatet av tvisten blir oftast till din fördel.

☰☰☰☰☰

Medling – om parterna inte kommer överens

Uppsägning för villkorsändring kan vara en tidskrävande och krånglig process. Om du och din hyresvärd inte kommer överens om de nya villkoren har du två månader på dig att vända dig till hyresnämnden och begära medling.

Nämndens uppgift är att underlätta kommunikationen mellan parterna och försöka komma till ett resultat som är godtagbart av båda. Under medlingen kan nämnden bevilja uppskov och komma med yttranden.

Även om du använder dig av medling är detta inte en garanti för att du ska få stanna kvar i lokalen. När du som hyresgäst ansökt om medling har du dock rätt till att i tingsrätten begära skadestånd från hyresvärden, oavsett vem som säger upp avtalet.

Som du säkert märker rör sig detta om långa och tidskrävande processer. Tyvärr är de ofta ofrånkomliga om du och din hyresvärd inte kan komma överens gällande villkoren i hyresavtalet. Detta är något du kan slippa om du istället väljer att arbeta på ett kontorshotell. Här betalar du fasta priser per månad och kan alltid ned- eller uppgradera ditt kontor när du själv vill.

● ● ● ● ● 

Alternativ till traditionella hyresavtal

Att hyra ett kontor är ett av de största besluten som ett företag kan ta, och det finns risker och oförutsedda utgifter att ta hänsyn till när det kommer till kontor. Dels tillkommer det ofta fastighetsskatt och tillägg för förbrukning, sedan behövs avtal med städbolag, skrivarleverantör, kaffeleverantörer, WiFi, lås & larm, sophantering och mycket annat och sedan är formalian runt hyreskontrakten komplex.

För många bolag är det också svårt att uppskatta hur de kommer att jobba om 3 eller 5 år, som är de vanligaste längderna på hyreskontrakt. Under pandemin har många kontor på de finaste adresserna stått tomma medan folk har jobbat hemma. Flera stora bolag ser en tydlig minskning av sitt kontorsbehov under de kommande åren eftersom de ser framför sig att många vill jobba hemma och använda kontoret för samarbete och sociala syften snarare än för enskilt arbete.

”En lång hyrestid kan skapa en del problem om verksamheten behöver växa eller krympa under hyresperioden.”

En lång hyrestid kan dessutom skapa en del problem om verksamheten behöver växa eller krympa under hyresperioden. Därför kan traditionella kontor även vara problematiska för tillväxtbolag eftersom behovet av utrymme snabbt kan förändras. Det finns till och med ett exempel med vårdbolaget KRY som aldrig kunde flytta in i sitt nya kontor på Sveavägen för att de redan hade hunnit bli för stora när de skulle flytta in!

Flexibla kontor och kontorshotell har väldigt enkla avtal med en fast månadskostnad så du att du vet vad kontoret kommer att kosta. Dessutom ingår allting du behöver, såsom kaffe, frukt, städning, WiFi, säkerhet, sophantering, telefonrum, möbler och mycket annat. På Helio hittar du kontorshotell och coworking på flera ställen i Stockholm och Malmö. Om du är nyfiken så finns vi på info@helio.se. Mer om våra medlemskap kan du läsa här.

● ● ● ● ● 

Hur ett hyreskontrakt vanligtvis är utformat

Tidsbestämda avtal är den vanligaste formen av avtal vid hyra av lokaler. Både hyresvärd och hyresgäst är bundna av avtalstiden. För att avsluta ett sådant avtal måste det sägas upp en viss tid innan slutdatumet. Enligt kap 12:4 (JB) är den tiden bestämd till:

• en dag om hyrestiden är längst två veckor
• en vecka om hyrestiden är mellan två veckor och tre månader
• tre månader om hyrestiden är mellan tre och nio månader och hyran avser lokal
• nio månader om hyrestiden är längre än nio månader och hyran avser lokal.

Varje hyresavtal innehåller hyresvillkor som är specifika för hyresobjektet. Eftersom hyreslagen (12 kap JB) är tvingad till hyresgästens fördel räknas villkor som är sämre än de i lagen som ogiltiga. Där regleras även frågan om avtalstid, hyrans storlek, lokalens skick och underhåll.

Hyresvillkor syftar på de bestämmelser som ska gälla under avtalstiden. Här ger lagen parterna frihet att upprätta egna överenskommelser, till exempel gällande vem som ska stå för städning, om lokalen behöver förbättras för att passa verksamheten som ska bedrivas där eller att uppsägningstiden ska tas bort vid specifika situationer.

Angående hyran av lokalen kan den vara i proportion till hyresgästens rörelseintäkter. Det är inte ovanligt att vissa hyresvärdar anger hyran som en procentsats av intäkterna exklusive moms och som ligger mellan en minimi- och maximinivå.

● ● ● ● ● 

Skriftliga och muntliga hyresavtal

Alla avtal, även hyreskontrakt, som ingås bör vara skriftliga, men det betyder inte att muntliga avtal inte gäller. Det är dock svårt att bevisa vem har sagt vad, vem ansvarar för vad och det leder ofta till missförstånd med jobbiga konsekvenser.

Genom att skriva ett hyresavtal och inkludera alla detaljer som rör båda parter blir det enklare att undvika konflikter och kostsamma påföljder i framtiden.

● ● ● ● ● 

Kontorshotell ger dig en flexibel helhetslösning

Det finns många fördelar med kontorshotell där två av de främsta är flexibiliteten och friheten. Med coworking slipper du låsa fast dig i ett stort ekonomiskt åtagande över en lång period. Istället kan du anpassa kontorslösningen efter verksamhetens aktuella behov och ekonomiska förutsättningar.

Coworking kan även vara en kostnadseffektiv lösning, framför allt för företag med färre än 20 anställda. Det har nämligen visat sig att företag i denna storlek sparar mer pengar om de arbetar på ett kontorshotell istället för på ett traditionellt kontor. Du kan läsa mer om hur du sparar pengar genom att sitta på coworking här.

Bortsett från att coworking generellt sett är billigare, slipper företaget dessutom betala separata kostnader för el, kontorsutrustning, internet, larm och städning. Du behöver därmed inte hålla reda på flera avtal med olika avtals- och uppsägningstider. På ett kontorshotell ingår nämligen allt detta i månadskostnaden – ett avtal, en faktura.

Även andra tjänster kan ingå, exempelvis kaffe, kurser, seminarier, träning och nätverksträffar. Servicen i sig är därmed ett starkt argument till att arbeta på ett kontorshotell.

● ● ● ● ● 

Andra fördelar med coworking

Utöver de tidigare beskrivna fördelarna finns det även en rad andra bra skäl att testa coworking. Här är några av de allra främsta:

 

• Större gemenskap och goda nätverksmöjligheter. En stor fördel med coworking är att du blir en del av en gemenskap och får möjlighet att arbeta nära andra likasinnade. Studier visar att de som arbetar på ett kontorshotell inte bara är effektivare, utan att de även breddat både sitt sociala och professionella nätverk.

 

• Attraktiv adress med bra förbindelser. Kontorshotell ligger ofta i stadskärnor på attraktiva adresser, vilket indirekt även ger ditt företag en attraktiv adress. Att hyra lokaler i tätorten är ofta mycket kostsamt och de kan dessutom vara mycket svåra att få tag på. Med tanke på att coworking spaces även ligger centralt är dessutom förbindelserna oftast mycket goda, vilket gör det enkelt för både dig och dina kunder att ta sig till lokalen.

 

• Konferens- och mötesrum med modern utrustning. I princip alla kontorshotell har konferens- och mötesrum i olika storlekar som går att hyra per timme vid behov. Detta gör det enkelt för dig att anordna möten och konferenser i lokalen samtidigt som du ger dina gäster ett professionellt intryck. Dessutom är mötesrummen ofta utrustade med modern teknik som förenklar dina möten eller presentationer.

● ● ● ● ● 

 

Hyreslagstiftningen är komplex, men i grunden är det några viktiga saker att hålla reda på när det kommer till uppsägningar för villkorsförändring:

1. 1. Håll koll på när ditt avtal behöver sägas upp och lägg in det i kalendern samma dag som du skriver på ett hyreskontrakt
   2. När du får uppsägningen, stäm av att det håller sig till formalian så att det är giltigt.
   3. Utvärdera noga den nya hyran, om den är skälig och vad totalkostnaden för kontoret blir. Idag flyttar många ifrån traditionella kontor med flerårig kontrakt för att det är både komplext och dyrt att driva ett eget kontor istället för flexibla kontor
   4. Om du tycker den nya hyran är oskälig, och vill sitta kvar i din lokal så kan du förhandla eller begära medling i hyresnämnden. Viktigt är återigen att uppfylla formkraven så att du begär medling i tid

På Helio har vi jobbat med flexibla avtal och coworking i mer än 20 år och du hittar oss på Hötorget, vid Stureplan, Kista, Hornstull, Sundbyberg, Gamla Stan, Kungsholmen och i Malmö. Om du är nyfiken på hur det fungerar så tar vi mer än gärna med dig på en visning hos oss, du behöver bara höra av dig på info@helio.se.

Om du är nyfiken och vill komma på en visning, så kan du läsa om våra olika typer av medlemskap här. 

 

 

Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00

 👋