Det finns många orsaker till varför det kan vara läge att byta kontor. Kanske har din lokal blivit för trång eller kanske stimulerar den bara inte längre kreativiteten hos dina anställda. Oavsett orsak kan en kontorsflytt ibland vara nödvändig.
I den här artikeln har vi sammanställt en guide för dig som funderar på att byta kontor. Här ger vi dig våra bästa tips på vad du ska tänka på inför flytten och en checklista som kan vara bra att använda som utgångspunkt. Häng med!
● ● ● ● ●
8 tips för en smidig kontorsflytt
Normalt sett krävs det en hel del planering för att få till en smidig övergång mellan två kontorslokaler. Många företag idag använder dessutom kontoret som ett verktyg för att stärka sitt varumärke och locka fler medarbetare till arbetsplatsen. Därför är det viktigt att det nya verkligen kontoret håller måttet.
Nedan ger vi dig åtta tips på hur du hittar en passande kontorslokal och får till en smidig flytt.
1. Analysera behovet
Steg ett i flyttprocessen är att göra en omfattande analys av företagets behov. Driver du ett större företag kan det vara en god idé att anlita en professionell arbetsplatsstrateg som kan komma med objektiva synpunkter.
När det gäller behovsanalysen är det viktigt att tänka långsiktigt. Hur kommer företaget att utvecklas inom de närmsta åren? Kommer vi att behöva anställa mer personal om tillväxten sker enligt planen? Hur kommer våra arbetssätt att förändras och vilka behov kommer de att skapa? Är vi trygga med vad bolaget behöver om 3 till 5 år, eller ska vi istället titta på kortare avtalstider på kontorshotell?
Några sätt att analysera behovet är att skapa webbenkäter, göra intervjuer med anställda eller anordna workshops. Kombinera dem gärna för en så grundlig behovsanalys som möjligt.
● ● ● ● ●
2. Utse en projektledare eller grupp
Att utse en projektledare för flytten kan vara en smart strategi för att underlätta planeringen. Driver du ett större företag kan du till och med behöva utse en projektgrupp med anställda från flera olika områden i verksamheten. Även här bör det dock finnas en dedikerad ledare.
Syftet med projektgruppen är att tillgodose så många behov och önskemål som möjligt i företaget. Kraven bland de anställda kan nämligen skilja sig en hel del mellan olika arbetsområden. Även om en arbetsplats sällan är perfekt för alla går det att göra den så bra som möjligt för de flesta.
● ● ● ● ●
3. Sammanställ en kravlista
Projektgruppens åsikter i kombination med behovsanalysen gör det möjligt att sammanställa en kravlista för den nya lokalen. En kravlista är helt enkelt en lista med de egenskaper och funktioner den nya lokalen bör ha.
Här är några punkter kravlistan kan innehålla:
- Planlösning. Ska det vara ett öppet kontorslandskap eller ska alla ha egna rum?
- Budget. Budgeten kommer avgöra storleken och hur centralt kontoret kan ligga.
- Antal mötesrum. Hur många mötesrum ska lokalen ha och hur stora behöver de vara?
- WC. Hur många WC-grupper behövs?
- Traditionellt eller coworking. Vågar ni skriva på ett 3- eller 5-årigt avtal eller vill ni kunna växa och krympa efter behov?
- Kök och arkiv. Finns det behov av ett kök eller arkivförvaring?
- Skyltfönster. Är det viktigt med ett bra skyltfönster ut mot gatan?
- Utställningsytor. Behöver verksamheten ytor för exempelvis utställning eller show rooms?
- Plats. Var ska lokalen helst ligga? Är det viktigt med bra kommunikationer? Hur stor parkering för cykel och bil behöver företaget?
Genom att lista dessa punkter blir det enklare att sålla ut kontorslokaler som inte uppfyller kraven. Det är dock svårt att hitta en lokal som motsvarar alla önskningar, så var beredd på en del kompromisser. Om ni är intresserade av coworking eller kontorshotell så har vi på Helio flera nybyggda centrala ställen i både Stockholm och Malmö och bollar gärna förslag mer er om ni vill ha olika alternativ. Ni kan kika på våra olika ställen här.
● ● ● ● ●
4. Boka in visningar
Nästa fas är att granska utbudet av lokaler och boka in visningar. Här kan det vara en god idé att kontakta mäklare som arbetar på uppdrag av fastighetsbolag och vars uppgift är att hjälpa företag hitta nya arbetsplatser. Då kan du bara visa dem din kravlista och låta dem välja ut och presentera passande objekt.
Naturligtvis kan du även utforska utbudet på egen hand, till exempel genom att besöka olika lokalsajter. Två exempel på sådana sajter är Objektvision.se och Lokalguiden.se. Du kan även göra sökningar på fastighetsbolagens egna hemsidor. Boka in visningar på de lokaler som motsvarar punkterna i kravlistan.
Under visningen är det viktigt att du är frågvis och objektiv. Här är några frågor du bör få svar på:
- Lokalens effektivitet. Försök att inte stirra dig blind på kvadratmeter. Utgå istället ifrån hur stor del av utrymmet som går att använda i verksamheten.
- Service. Ta reda på om fastigheten erbjuder någon form av service som företaget kan ha nytta av. När det kommer till coworking finns det ofta ett stort utbud, medan det varierar i traditionella kontorsfastigheter.
- Hjälp vid flytt. Fråga om fastighetsägaren kan vara till hjälp under själva flytten. Kanske kan de hjälpa dig med demontering/montering eller installation av larmsystem? Detta kommer att spara dig en hel del tid.
Tänk även på att dokumentera lokalen, till exempel genom att ta bilder eller filma. På så sätt kan du enklare beskriva arbetsplatsen för dina kollegor och för de som fattar det slutgiltiga beslutet.
5. Fatta ett beslut
Nu är det dags att fatta ett beslut. Förhoppningsvis har ni hittat en kontorslokal som lever upp till verksamhetens och de anställdas behov och önskningar. Om så är fallet är det dags att skriva kontrakt.
Gå igenom avtalet noggrant och ta reda på vem som ansvarar för allt ifrån ventilation och sophämtning till el, värme, vatten och städning. Längre ner på sidan kan du läsa mer om saker att tänka på innan du skriver på kontraktet. Idag finns det också ett stort utbud av flexibla kontor och coworking på marknaden, där du betalar en månatlig avgift och sedan ingår allt annat i kontoret – från skrivare till reception, wifi och städning. Helio har flera olika kontorsalternativ som du hittar här.
Tänk på att många fastighetsägare idag erbjuder gröna hyresavtal till sina hyresgäster. Syftet med ett sådant avtal är att minska klimatpåverkan genom att exempelvis använda grön el, hållbar avfallshantering och genomtänkta materialval.
● ● ● ● ●
6. Detaljplanering
När du signerat hyresavtalet är det dags för detaljplanering. Detta är en viktig fas som kan vara avgörande för arbetsmiljön och dess påverkan på de anställdas prestationer.
Detaljplanering innefattar allt ifrån själva möbleringen till placering av eluttag och textilier. Det handlar även om allt ifrån planering och installation av trådlösa nätverk till larm- och övervakningssystem.
Tänk på att vara extra noggrann när det gäller placeringen av kontorets arbetsplatser. Öppna kontorslandskap har länge varit populära eftersom de sägs främjar samarbete och kommunikation. Samtidigt har det visat sig att allt fler upptäcker värdet i att arbeta tyst och ostört eftersom det förbättrar koncentrationen.
● ● ● ● ●
7. Uppdatera och avsluta avtal
Det sista steget innan invigningen av lokalen är att uppdatera företagets avtal. Förmodligen finns det flera avtal kopplade till den gamla lokalen som kräver en del uppdateringar. Det kan dels handla om telefoni och bredband, men också leveranser av kontorsmaterial och frukt.
Glöm inte att kontrollera avtalens uppsägnings- och bindningstider – vissa kan vara upp till 12 månader.
● ● ● ● ●
8. Invig den nya lokalen
Nu är det hög tid att flytta in och inviga det nya kontoret (kanske med en inflyttningsfest?). Att byta kontor kan vara en stor förändring för både företag och medarbetare, men förhoppningsvis har övergången gått relativt smidigt.
Tänk på att försöka stärka relationen med fastighetsägaren och gör löpande utvärderingar för att justera det som inte blivit rätt från början. Även därefter är det viktigt att du hela tiden fortsätter sträva mot att skapa en ultimat arbetsplats för dig och dina anställda.
● ● ● ● ●
Innan du skriver på hyresavtalet
Det finns en del saker som kan vara bra att känna till innan du skriver på ett hyresavtal för ett nytt kontor. Här ger vi dig några värdefulla tips.
Kontraktet
Många hyresvärdar idag använder ett standardavtal från Fastighetsägarna Sverige. Avtalet är framtaget för att förenkla avtalsprocessen för både hyresgäst och hyresvärd. Utöver standardavtalet använder många hyresvärdar även det som kallas särskilda bestämmelser vars syfte är att tydliggöra vissa områden i avtalet.
Det kan även vara bra att känna till att Jordabalken (även kallad hyreslagen) skyddar dig som hyresgäst. Vissa delar i lagen går att avtala bort i hyresavtalet, men inte andra.
Vad gäller avtalstiden brukar den ligga på tre eller fem år. Det kan tyckas långt, men samtidigt ger detta hyresvärden en möjlighet att fördela sina investeringar. Det du kan göra om du har en lång kontraktstid är att avtala om tidigare utflyttning i utbyte mot en engångssumma. Om du däremot känner dig osäker på hur kontorsbehovet ser ut om 3 eller 5 år, kanske det är bättre att titta på flexibla kontor, med 3 månaders uppsägningstider. Du kan hitta mer information om kontor här.
Tänk på att du alltid kan fråga hyresvärden om punkter i avtalet som du inte förstår. Ställ hellre en fråga för mycket än en för lite. Ta gärna hjälp av en utomstående som kan läsa igenom avtalet tillsammans med dig.
● ● ● ● ●
Hyran och olika tillägg
Hyran för lokalen är normalt sett indelar i olika delar där det kan tillkomma flera tillägg utöver bashyran. Kostnader för uppvärmning kan till exempel ingå i bashyran, debiteras som ett tillägg eller beräknas utifrån förbrukning. Även fastighetsskatten kan debiteras separat.
Innan du skriver på avtalet kan det därför vara en god idé att be hyresvärden redovisa alla kostnader du ska betala. Du bör även fråga om kostnader som kan komma att förändras under hyrestiden. Det är också beroende på om du hyr ett traditionellt kontor eller ett flexibelt coworking-kontor. I coworking-kontor, så ingår alla de ovanstående delarna i månadsavgiften.
● ● ● ● ●
Momspliktig verksamhet i hyreslokalen
Om din verksamhet är momsregistrerad och du ska bedriva momspliktig verksamhet i lokalen tillkommer moms på din hyra.
Skulle du bedriva en icke momspliktig verksamhet i är det inte möjligt för hyresvärden att dra av momsen. Därmed kommer kostnaderna för fastigheten att öka och hyresvärden kommer att kräva dig på extrakostnaderna. Se därför till att enbart bedriva momspliktig verksamhet i den lokal du planerar att hyra om inte du och värden har kommit överens om annat.
Tips! Läs gärna mer om hur moms fungerar hos Entreprenören.nu.
● ● ● ● ●
Snabb checklista inför flytten
Här kommer en snabb checklista som kan vara bra att använda som utgångspunkt i kontorsflytten.
Påbörja flyttprocessen
- Undersök och analysera företagets behov.
- Utse en projektledare (alternativt en projektgrupp) som ska ta hänsyn till de anställdas behov.
- Gör en kravlista för den nya lokalen.
- Gå på visningar och ta reda på så mycket information som möjligt om lokalen.
- Presentera den nya lokalen för dina anställda.
- Fråga er själva om ni är beredda att skriva på kontor för 3 eller 5 år, eller om det skulle passa företaget bättre med coworking och kunna växa eller krympa allt eftersom
● ● ● ● ●
Inför flytten
- Tidsplanera flytten och boka en flyttfirma.
- Boka även in demontering och montering av kontorets inredning vid behov.
- Beställ flyttkartonger i god tid innan flytten.
- Rensa ut det som inte ska med till den nya lokalen (kanske behöver du även beställa ett lämpligt antal containrar).
- Beställ flyttbesiktning av hyresvärden och boka flyttstädning.
- Förvarna eventuell hissjour om flytten.
● ● ● ● ●
Försäkringar och avtal
- Kontakta försäkringsbolaget gällande flytten till den nya lokalen. Fråga gärna vad som gäller om något går sönder under själva flytten.
- Kontrollera att alla maskiner är transportförsäkrade.
- Säg upp din gamla försäkring och teckna en ny för den nya lokalen.
- Se över avtal för IT, parkering, el och larm. Du bör även kontrollera avtalen för städning, frukt och kontorsmaterial. (Gäller ej om du tecknar avtal för ett flexibelt coworking-kontor)
● ● ● ● ●
Telefoni och IT
- Se över om det går att flytta era nuvarande lösningar för internet och telefoni till den nya lokalen. Om inte är det dags att teckna nya abonnemang.
- Kontakta eventuella leverantörer för att meddela om flytten och på så sätt minska risken för driftstopp.
- Kontrollera system för larm, bevakning och lås.
- Dela ut koder och nycklar till dina anställda.
● ● ● ● ●
Adressändring och övrigt
- Anmäl adressändring till myndigheter, post och banker.
- Ändra adress- och kontaktuppgifter på företagets webbplats och sociala medier.
- Skapa nytt tryckmaterial, exempelvis visitkort.
- Eftersändning är viktigt för att inte posten ska returneras till avsändaren.
Sammanfattning
Att byta kontor är ofta tidskrävande, och en stor fråga för företaget och de anställda. Få företag har specialister anställda som bara jobbar med kontor, och därför är det arbete som ofta läggs ovanpå den dagliga verksamheten. Vår tanke med denna guide vara att försöka underlätta för dig som är på väg att byta kontor, och hoppas du hittade ett par värdefulla tips.
Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00
👋
