Frukostseminarium: 10 insidertips för att lyckas | Helio

Att tvinga upp någon extra tidigt på morgonen, bjuda på kaffe och pitcha ert bolag – kan det verkligen vara en bra idé? Ja, det kan bli sensationellt bra om du gör det på rätt sätt. Men också pannkaka om du inte prickar detaljerna rätt. I den här guiden kommer vi att gå igenom de viktigaste grejerna du behöver tänka inför att planera ett frukostseminarium. Häng med, så kör vi!

Vi kommer i den här guiden gå igenom:

• Vad är målsättningen med frukostseminariet?
• Vilka ska du bjuda in?
• Hur länge innan ska du bjuda?
• Vilken veckodag eller månad är bäst?
• Hur bjuder du in?
• Hur säkrar jag att folk kommer?
• Vad ska du säga på seminariet?
• Vad är bra att bjuda på?
• Hur ser en bra lokal ut?
• Vad händer efter seminariet?
• Hur utvärderar du ett frukostseminarium?

Vad är målet med seminariet?

Det finns 1000 anledningar att ha ett frukostseminarium, men det är bara du som kan svara på det. Är det för att dra in fler kunder, att lansera en ny produkt, att skapa närmare relationer till befintliga kunder eller att bjuda in makthavare i branschen och förändra bilden av ert bolag.

Ni är säkert ett par personer som organiserar eventet, så var överens med både er själv och ledningen om varför ni gör seminariet, så blir det mindre missförstånd senare. Att anordna ett frukostseminarium kostar både tid och pengar – något ni inte vill slösa bort genom att ha glömt varför ni gjorde det.

Vilka bjuder du in till ett frukostseminarium?

Inbjudningslistan kommer se väldigt annorlunda ut beroende på målet, men oavsett om det är politiker, influencers eller potentiella kunder så är tipset att prioritera. Stenhårt.

Börja med att välja ut de där 10 briljanta personerna som du verkligen vill ska komma. Maila dem personligen och bjud in dem till seminariet, gärna med en anledning kopplat till personen. Någon vecka senare går du ut med huvudinbjudan till en bredare målgrupp av personer med en enkel webb-länk för att kunna anmäla sig.

När du känner att du har bjudit in ett bra antal med ”rätt” målgrupp kan du därefter fylla på seminariet med personer som gör att seminariet känns fullt och populärt – och du kan passa på att fördjupa relationen. Det kan också vara praktiskt att ta med nära kontakter där du kan plantera frågor om ni vill ha en Q&A-session i slutet av seminariet.

Hur länge innan ska man bjuda?

Det enkla svaret: Så sent du kan, utan att kalendrarna hos dina topp-10-gäster har börjat fyllas på av annat. I praktiken så brukar det innebära att  gå ut med inbjudningar till den viktigaste målgruppen 5-6 veckor innan seminariet är, och bredare ungefär 3 veckor innan. Ibland kommer det helger och annat emellan, så håll reda på röda dagar, sportlov och annat för att inte råka lägga sig i en hög med 100 andra olästa email i inboxen under någons semester.

Generellt är det bästa att skicka inbjudningar på förmiddagar på tisdagar och onsdagar, då email har den absolut högsta öppningsfrekvensen. Klockan 10 på tisdagar är absolut bäst enligt Coschedule.com.

● ● ● ● ● 

När är det bäst att ha ett frukostseminarium?

De klassiska dagarna för ett frukostseminarium är torsdagar och fredagar, och ofta då flest personer dyker upp. Fler personer är beredda att flexa med sin arbetstid ju närmare helgen de kommer. Om du bjuder in till en fredag, så dubbelkolla att det inte är någon speciell helg där många reser bort. I juni är fredagar generellt ingen bra idé eftersom många börjar plocka ut lite extra semester. Tisdagar och onsdagar fungera också bra, medan måndagar inte alls är att rekommendera, eftersom många har måndagsmöten på arbetsplatserna.

I starten på en ”ny termin” är ofta ett bra tillfälle att ha ditt seminarium. Augusti eller september eller andra halvan av januari är bra tider när människor är öppna för nya intryck och kalendern inte har blivit fullspikad av resor eller möten. December eller juni är sämre, just på grund av att alla fokuserar på att hinna klart sina deadlines innan sommar- och jul-uppehåll.

Hur bjuder du in till ett frukostseminarium?

Om du har funderat på om det inte fungerar med mail och en Excel-lista, så sluta fundera. Det blir helt enkelt inte bra. Idag finns det flera enkla tjänster som du kan använda för att bjuda in, påminna och också följa upp besökarna. Vi kan rekommendera Invajo och Confetti som båda finns som gratis-och premiumversioner. Eventbrite är ett annat eventverktyg som fungerar bra. När du bearbetar dina vill-ha-gäster, tänk på att skicka personliga mail och inte bara en inbjudan genom de olika eventtjänsterna.

En viktig sak att tänka på att är du kommer få 10-30% bortfall från de anmälda besökarna. Men, det finns enkla sätt att minska detta ordentligt.

1. Påminn med email och sms. Både 72 timmar innan och kvällen innan på SMS. Gör det också enkelt att avregistrera sig från eventet om man inte kan komma.
2. Ha en no-show-avgift på 2-300 kronor redan när man anmäler sig så att människor förstår att det är viktigt att de kommer. (Hemlig info: Den kommer du nog inte kräva in…)
3. Våga överboka lokalen med 10%. Det kommer att falla bort ett antal personer, och det är roligare om det är fullt på ditt frukostseminarium. Dessutom kommer de personer som kommer några minuter sent inte ha några problem med att stå längst bak i lokalen om alla mot förmodan skulle dyka upp.

Moonwalker på Helio Slottsbacken rymmer 30 personer

Vad är bäst att servera?

Riktigt bra kaffe! Det är den enklaste frågan. Bara det är nybryggt, gott och finns i tillräckliga mängder har du kommit mer än halvvägs. Sedan är det enklaste en macka att hålla i handen, och att göra den vegetarisk så att så många som möjligt kan äta den. Bra är också att välja en mindre modell på frukostfralla eftersom de flesta redan har ätit frukost. Generellt kan du glömma croissanter eller söta alternativ om du inte har internationella gäster.

Ett annat bra tips är att innehållet i mackan ska hålla ihop och inte drälla ned över golvet. Om du någonsin sett en person äta en kesomacka med skivad avokado utan tallrik…så förstår du nog vad vi menar. Oftast är det ingen idé med större frukostar med juicer, granola osv – det blir bara jobbigt för gästerna att hålla allting i händerna.

Glöm inte heller veganska och glutenfria alternativ, och märk upp dem tydligt så att inte andra personer av misstag råkar stjäla just den smörgåsen som din topp-10-gäst verkligen ville ha.

Så här ser en macka ut på GT30 om du har frukostseminarium hos oss.

Vad säger man på ett frukostseminarium?

Det enkla svaret är: Det som intresserar den målgruppen som är där. Oftast betyder det innehåll som de direkt kan använda i sin vardag på jobbet. Det som är en no-no är ren hårdförsäljning av ditt företags produkter och tjänster, då kommer det bli en dålig upplevelse för alla inblandade och dina gäster kommer känna sig lurade.

Frukostseminarium är en form av content-marknadsföring, så fokusera på att ge så mycket värde som möjligt till gästerna, och om du ger dem något kommer det också göra dem välvilligt inställda till att prata med dig om ämnet eller ditt företags tjänster eller produkter.

Viktigt är också att det inte är för långt, sikta på 30 eller maximalt 40 minuter sittande i rummet. Resten ska gå åt till mingel, att kunna ställa frågor. Om du avslutar seminariet 09.15 kommer flera att lämna rummet i förtid, och de som är kvar kommer att lämna lokalen direkt för att springa till sitt jobb och du missar chansen att knyta kontakter. Frukost från 07.30 och start 08.00, och släpp ut senast 08.45 är den tiden som vi rekommenderar till våra kunder.

● ● ● ● ●

Följ alltid, alltid upp!

Det här är en av nyckelfaktorerna till ett lyckat frukostseminarium, följ alltid upp med alla som närvarade. Inom 24 timmar från ditt frukostseminarium, så skicka ut ett tack-email där du också skickar med relevanta länkar från seminariet och nedladdningsmöjlighet till eventuella slides som visades under seminariet. Fortsätt vara generös och bjud på så mycket kunskap du kan, samtidigt som du lägger dig i deras inbox så att de vet exakt vem de ska kontakta när de behöver din hjälp.

Överkurs är att skicka ut mailet via ett marketing automation-system, så du kan se exakt vad mottagaren har läst och när. Om de läser allting noggrant kanske det kan vara en möjlighet att slå dem en signal en vecka senare?

● ● ● ● ●

Vad är en bra lokal för ett frukost-seminarium?

Det beror såklart på hur många ni är, men framförallt ska det gå i linje med vilket intryck du vill göra på besökarna. En designad lokal på ett välkänt ställe eller göra det mer intimt på det egna kontoret? Viktigt är ljud och teknik, så att alla gäster hörs tydligt vad som sägs. Om du håller det på ditt eget kontor, så dubbelkolla att er gamla projektor verkligen håller för att 50 personer ska se skärmen tydligt.

Om du vill satsa lite mer, och istället boka en lokal externt så är det viktigt att tänka på var många av gästerna har sitt kontor så att det fungerar att enkelt ta sig till jobbet efter seminariet. Stäm dessutom av hur hela besöket kommer att kännas för gästerna, kommer någon att ta emot dem när de kommer? Är det enkelt att hitta? På Helio hittar du många bra mötesrum för att anordna frukostseminarier. 

● ● ● ● ●

Sammanfattning: Knyt ihop säcken!

Att hålla ett frukostseminarium kräver ofta både tid och engagemang, och det finns några saker som vi har listat ovan som gör det enklare att lyckas och nå målsättningen med seminariet. Om det visar sig framgångsrikt, så kan nästa steg vara att göra en hel serie med olika ämnen, där du segmenterar olika målgrupper. Du bygger också snabbt upp en databas med de som närvarar och ser vilka som är kunder, potentiella kunder – och också vilka du inte ska bjuda in igen eftersom de inte kan bli dina kunder.

Om du letar lokaler till  ett seminarium så har vi på Helio lokaler på flera olika ställen över hela Stockholm – Östermalm, Stureplan, Hötorget, Kungsholmen och Hornstull. Vi kan ordna nybakade bröd med pålägg, nybryggt, eko-kaffe från Bergstrands rosteri och allt annat du behöver.

Några av våra rum som är byggda för frukostseminarium

Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00  👋