Allt du behöver veta om kontorshotell [2024]

Kontorshotell har blivit ett populärt sätt att ha sitt kontor och idag finns det fler alternativ än någonsin på den svenska marknaden. Det har skett en kraftig tillväxt på marknaden för kontorshotell under de senaste åren och för många företag är det ett enkelt sätt att ha ett bra kontor i centralt läge.  I den här guiden kommer vi gå igenom hur det fungerar med kontorshotell, vad det kostar, vad de vanligaste villkoren är och skillnaderna mellan olika former av kontorshotell. Helio är det ledande företaget för kontorshotell i Sverige, kända för sina arkitektritade anläggningar och personliga service. Häng med, så går vi igenom de vanligaste frågorna!

● ● ● ● ● 

Vad är ett kontorshotell?

Det är exakt vad det låter som – ett hotell för kontor! Mer specifikt, så brukar det bestå av en större yta med gemensam entré som hyrs ut i mindre delar till andra företag. Ett typiskt kontorshotell har många olika rum i storlekar från 5 m2 och uppåt och brukar ha rum från 1-2 personer och upp till 10 personer. Ofta kan också större företag sitta i flera rum bredvid varandra, och ibland går det också att koppla ihop flera rum med interna dörrar.

Det andra som är utmärkande är flexibla hyresavtal som är kortare än de klassiska 3 eller 5 åren som de flesta fastighetsägare fortfarande håller sig till. Det går att hitta uppsägningstider på 1 månad på marknaden, men oftast rör det sig om 3-12 månaders bindningstid för ett kontorshotell i Stockholm. En viktig skillnad mot ett vanligt hyreskontrakt är att de flesta kontorshotell förhandlar bort besittningskyddet i kontraktet. Det betyder att du som hyresgäst inte har ett skydd att få sitta kvar i när ditt kontrakt har gått ut som på ett traditionellt hyreskontrakt.

Vi på Helio har drivit prisbelönta kontorshotell sedan 1998 år och våra arkitektritade lokaler hittar du på elva centrala platser i Stockholm. Hos oss får du både en plats att arbeta på, men även hälsa, träning, föreläsningar och gym som ingår. Dessutom har vi caféer, poddstudios och fantastiska eventlokaler och mötesrum där du som medlem hos oss har förmånliga priser. Läs mer om våra olika typer av medlemskap här. 

Vad kostar ett kontorshotell?

Kostnaden varierar lika mycket som på hotellrum, vilket betyder att priset sätts beroende på efterfrågan, läge och standard på rummen. I ytterförorterna så kan du komma ned till 1500 kronor per person i ett kontorsrum i en lägre standard medan du kan betala upp till 12 000 kronor per person i centrala delarna av en stad. Här är en översikt:

• Innerstaden (Central Business District) 6000-12 000 kronor per person och månad
• Innanför tullarna (Malmarna utanför CBD) 4000-8000 kronor per person och månad
• Närförorter 2500-6000 kronor per person och månad
• Ytterförorter 2000-4000 kronor per person och månad

Källa: Workaround.io och Hyra Kontor i Stockholm

Det som kan vara bra att tänka på vad gäller kontorshotellets pris är vad du får för pengarna. Visst går det att komma undan billigt, men då får du som tidigare nämnt räkna med en del kompromisser vad gäller standard och läge, exempelvis korta bemanningstider, små kontorsytor, dålig ventilation och adresser i sämre lägen.

Om du driver ett företag och vill stärka ditt varumärke kan det vara värt att betala lite mer för ett centralt läge med en attraktiv adress, stora ytor och modern utrustning. På så sätt kan du dels öka förtroendet för din verksamhet, både hos kunderna och potentiella samarbetspartners, men också locka till dig riktigt bra anställda.

Kontorshotell som är lite dyrare brukar även erbjuda fler förmåner än billigare alternativ, exempelvis nätverksträffar, frukostar och föreläsningar. Många lokaler har även gym och andra faciliteter som medlemmarna får tillgång till.

Något annat som varierar är standarden på tekniken i huset. Om kontorshotellet sitter på ett tillfälligt kontrakt inför en större renovering av en fastighet, så kan det vara bra att stämma av med kontorshotellet om vad de utlovar i form av ventilation och luftflödet per person. Ingen vill sitta och kippa efter syre efter ett par timmar på kontoret.

Vad kostar kontorshotell jämfört med ett vanligt kontor?

Jämfört med vanliga kontor är kontorshotell nästan alltid ett billigare alternativ. Detta gäller framför allt i svenska storstäder som exempelvis Stockholm där kontorshyrorna är bland de högsta i hela Europa.

Om du räknar igenom vad din egentliga kontorskostnad är, så är oftast kontorshotell det billigaste alternativet. Om du tittar på helhetskalkylen med hyra, fastighetskatt, mötesrum, städning, bredband, försäkringar, skrivare, sophantering, möbler, tillägg för el och dessutom tiden att administrera kontoret så sparar de flesta bolag in 30-40% på sina kontorskostnader.  Här nedan ser du en sammanställning:

Eget kontor 4 personer:

• • Hyra 5 000 kr/kvm per år
  • Fastighetsskatt 500 kr/kvm per år
  • El, värme, kyla 225 kr/kvm per år
  • Vatten 50 kr/kvm per år
  • Kontorsadmin & städ 4 000 kr/mån
  • Teknikkostnader (skrivare, larm, konferens) 2 700 kr/mån
  • Storlek 60 m2
  • Totalkostnad 35 825 kr/mån

Kontorshotell 4 personer:

• • Hyra kontorsrum 24 000 kr/mån
  • Mötesrum 15h 2000 kr/mån
  • Totalkostnad 26 000 kr/mån

(Kalkylen är beräknad på en investering på möbler och teknik som skrivs av på 3 år, och 10 timmars administration per månad för någon som tjänar 360 000 i årslön)

Kontorshotell kan även vara kostnadseffektiva på andra sätt. Eftersom uppsägningstiden sällan överstiger några månader kan du snabbt avsluta medlemskapet vid behov, till exempel om verksamheten förändras eller ni växer kraftigt.

Med ett traditionellt hyreskontrakt på flera år blir processen desto krångligare. Att säga upp ett hyreskontrakt i förtid är nämligen bara möjligt om företaget försätts i konkurs eller om hyresvärden begår ett avtalsbrott. I övriga fall är de enda alternativen är att överlåta hyresrätten till någon annan eller att hyra ut den i andra hand.

Värt att nämna är förstås att kontorshotell kan bli mindre kostnadseffektivt ju större företaget är. Om verksamheten har en stabil omsättning och många anställda som behöver en kontorsplats kan ett traditionellt kontor vara ett bättre alternativ ur ett kostnadsmässigt perspektiv när ni är fler är 30 personer.

Ingår det möbler i ett kontorshotell?

Nästan alltid finns det bord, stol och även en förvaringsmöbel som ingår i priset. Självklart beror möblemanget dock på vilken typ av kontorslösning du väljer. I öppna kontorslandskap ingår oftast något enklare möbler medan du i separata kontor ofta får ordentliga kontorsstolar och höj- och sänkbara skrivbord. Detta är förstås extra fördelaktigt för dig som sitter många timmar på kontoret.

I övrigt brukar du få tillgång till skrivare, kopiatorer och annat enklare kontorsmaterial. Övriga saker du behöver för att jobba, till exempel externa skärmar, får du ta med dig själv. Kom ihåg att du enbart kan låta skärmar och liknande stå kvar om du har en fast kontorsplats.

En bra sak att komma ihåg är att du ofta har återställningsplikt av rummet när du lämnar kontorshotellet.  Det betyder helt enkelt att du behöver lämna det i samma skick som du fick det. Kolla därför upp vad som gäller innan du börjar sätta upp whiteboards och bilder på barnen på väggarna.

● ● ● ● ● 

Ingår det mötesrum?

De flesta kontorshotell har ett flertal mötes- och konferensrum som både medlemmar och utomstående kan boka per timme. Dessa rum kan du utnyttja om du till exempel behöver hålla en presentation eller ha ett viktigt möte. Det kan även finnas lokaler du kan hyra för diverse event, fester och mingel.

Det finns ibland en pott med mötestimmar som ingår i hyran medan andra kontorshotell har prisvärda mötestimmar som du enkelt kan boka i digitala system.

Oftast är det populärt med mötesrum hos alla hyresgäster, så det kan vara bra att förstå hur upptaget det är i mötesrummen innan du signerar något avtal. Gratis timmar kan låta som ett bra erbjudande, men det kan också leda till att mötesrummen sällan är lediga när just du behöver dem.

Vad är det för service som ingår?

Det är väldigt varierande, och det finns allt från Ryanair-koncept till All Inclusive på marknaden. Och som vanligt är det en fråga om vad du behöver och hur mycket du vill betala. Några vanliga service-erbjudanden på kontorshotell är följande lista och olika mycket ingår på olika platser.

• Receptionstjänster
• Städning
• WiFi
• Larm
• Post- och pakethantering
• Kaffe & te
• Fruktskålar
• Gym
• Övernattningslägenheter
• Mötesrum
• Besökshantering
• Event-ytor
• Nätverksträffar
• Frukostar
• Duschrum
• Förvaring
• Café

Hos oss på Helio ingår det mesta, och de flesta av våra anläggningar har också välutrustade gym och gruppträning som ingår i månadspriset.

☰☰☰☰☰

Vilka olika kontorshotell finns det i Sverige?

I Sverige finns det flera företag som driver kontorshotell och vissa finns i flera städer. Störst är börsjätten IWG som driver varumärken Regus, Spaces och No18. Regus hittar du på flera platser i Sverige, medan Spaces finns i Malmö och Stockholm och No18 bara i Stockholm.

Annars finns det andra företag med prisvärda kontorshotell som First Office som tillhör Klövern, Quick Office, C/O som är ett koncept som tillhör Profi Fastigheter. Även WeWork som är en amerikansk gigant med över 400 olika centers globalt finns i vår huvudstad.

Även flera fastighetsbolag håller på att starta upp egna verksamheter: Arena från Vasakronan, Cecil från Humlegården, United Spaces som ägs av Castellum och Convendum med Wallenstam som ägare. Helio hittar du på flera platser i Stockholm som City, Klarakvarteren, Slussen, Gamla Stan Östermalm, Hornstull, Sundbyberg, Kista och Frösundavik.

● ● ● ● ● 

Varför växer trenden med kontorshotell?

Har det poppat upp kontorshotell i ditt kvarter också? Överallt verkar det växa upp nya varianter på arbetsytor, medlemsklubbar och kontorshotell och det finns flera samhällstrender som gör att det just nu verkar vara flexibla kontor som växer.

”Marknaden för delade kontor blomstrar. På sex år har de största kontorshotellen i Stockholm nästan trefaldigat sin yta.” Fastighetsvärlden 02/18

• Digitaliseringen av arbetet. De flesta personer kan utföra stora delar av sitt jobb utan att fysiskt befinna sig på kontoret. Det gör också att större företag anställer människor i en annan stad eller världsdel, som också då behöver ett kontor. Så istället för att gå till ”stora fina huvudkontoret”, så hyr de anställde ett litet kontor på ett kontorshotell, trots att bolaget kan ha tusentals anställda. Det finns exempel på stora bolag som jobbar helt nätverksbaserat med ”remote workforce”.

• Nya beteenden efter pandemin. Efter pandemin fortsatte många bolag att jobba hemifrån i hög utsträckning, och behövde då ett betydligt mindre kontor än innan. Många företag har bara skrivbord till hälften av sina anställda, men hyr istället in sig på en större lokal när de behöver ses fysiskt allihop tillsammans.

• Butiksdöden. E-handeln slår hårt mot butiker och detaljhandel vilket har sänkt priserna på butiksytor och öppnat nya möjligheter för kontor i bottenplanen på husen.

• Hastigheten. Genom digitaliseringen växer (och krymper) bolag snabbare än någonsin. Det gör att många företag har svårt att planera för hur många eller var de kommer att vilja sitta 3 år från nu. I Sverige finns det flera exempel på tech-bolag som redan hunnit växa ur sitt nya kontor innan det ens har blivit färdigbyggt.

• On-demand-trenden. Efterfrågan på paketerade och nyckelfärdiga tjänster ökar i samhället, oavsett om det är mat, musik eller kontor. Den traditionella vägen till att skaffa kontor med flera möten, högtidliga kontraktskrivningar och månader av planering med arkitekter och byggare är det helt enkelt ingen som riktigt har tid med längre.

• Delningsekonomin. Att dela är riktigt smart, både på ytor och kostnader. Det gör att fler har råd och möjlighet att sitta på en bra adress och med bättre designade och snyggare kontor än vad de hade kunnat göra själva. Dessutom är det klokt att bara betala för mötesrum när de används istället för att de står och kostar pengar under andra tider.

Genom att låta majoriteten av de anställda arbeta hemifrån och bara ha några få kontor kan företaget spara en hel del pengar. Med tanke på att många företag har skurit ned på grund på kontorsytorna efter pandemin kommer detta bli allt viktigare att hålla nere utgifterna.

● ● ● ● ● 

4 fördelar med kontorshotell du bör känna till

Som du säkert förstått vid det här laget finns det många fördelar med kontorshotell. Nedan sammanfattar vi fyra av de allra främsta.

• Flexibelt och bekvämt. Kontorshotell erbjuder god flexibilitet, dels eftersom uppsägningstiderna ofta är korta och dels för att du kan välja det kontor som ligger närmast dig. Dessutom slipper du spendera tid och pengar på övrigt kontorsarbete.

• Kostnadseffektivt. Visste du att startups med färre än 12 anställda kan spara upp till 24 000 kronor per månad genom att arbeta på ett kontorshotell?

• Bättre produktivitet. Genom att vistas i samma miljö som andra drivna entreprenörer och företagare kan du bli mer produktiv. Dessutom blir det enklare att skilja på jobb och fritid, vilket gör det ännu enklare att fokusera när du faktiskt är på jobbet.

• Goda nätverksmöjligheter. Studier visar att coworking kan expandera professionella nätverk med hela 82 procent. Detta kan i sin tur öka chanserna att hitta jobb och nya uppdrag.

• Mindre ensamhet och mer glädje. Hela 90 procent av alla coworkers rapporterar att de känner sig lyckligare efter att ha börjat arbeta på ett kontorshotell. Mer än hälften – 55 procent – upplever dessutom att de är en del av en gemenskap och 83 procent menar att de känner sig mindre ensamma.

● ● ● ● ● 

Tänk på detta när du väljer kontorshotell

Innan du väljer ett kontorshotell finns det en del saker som kan vara bra att tänka på. På så sätt blir det enklare för dig att välja en kontorslösning som passar dig, ditt företag och din plånbok. Här kommer en snabb checklista.

1. Se över ditt behov. Börja med att fundera över vilken typ av kontorsplats du är i behov av. Räcker det med en hotdesk eller vill du dela en studio med två kollegor? Hur stora mötesrum behöver du tillgång till och vill du kunna använda kontoret dygnet runt? Sammanställ dina krav och utgå ifrån det när du väljer kontorshotell.

2. Priset brukar spegla kvaliteten. Givetvis är det viktigt att jämföra priser, framför allt om du har en stram budget. Tänk dock på att marknaden för kontorshotell följer samma logik som vanlig hotell – priset speglar den kvalitet du får. Ibland kan det vara värt att betala lite mer för ett attraktivt läge med stora ytor och modern utrustning.

LÄS MER OM HA DITT KONTOR PÅ HELIO

3. Vill du kunna arbeta på andra kontorshotell? Då är det viktigt att du väljer ett kontorshotell vars medlemskap ger dig tillgång till alla deras lokaler i Sverige. På Helio har vi 11 stycken anläggningar som du fritt kan jobba i eller boka mötesrum på.

4. Kontrollera villkoren. Som tidigare nämnt kan villkoren skilja sig en del mellan olika aktörer. Om du inte är säker på hur ditt kontorsbehov kommer att utveckla ut inom det närmsta året kan det vara bra att välja ett kontorshotell med så kort uppsägningstid som möjligt.

5. Mötesrummens tillgänglighet. Om du kommer att vara i behov av mötesrum regelbundet bör du se över hur ofta de är uppbokade och vad det kostar att hyra dem. Det kan även vara bra att ta reda på hur bokningssystemet fungerar.

● ● ● ● ● 

Så fungerar kontorshotell på Helio

Oavsett om du är anställd, frilansare eller driver ett tillväxtföretag kan vi på Helio erbjuda en passande kontorslösning för dina behov. Våra trendiga och rymliga lokaler är centralt belägna i Stockholm.

Hos oss kan du välja mellan olika medlemskap beroende på vilken typ av kontor du är ute efter. Du kan till exempel välja Open som ger dig tillgång till en öppen plats (hotdesk) på ett av våra ställen. Med medlemskapet Fix får du en fast plats vid ett skrivbord där du kan ställa upp din externa skärm och förvara dina saker.

Vi erbjuder även separata studios med plats för mellan 1 och 10 personer – perfekt för dig som driver ett startup eller som vill dela kontor med andra entreprenörer. Har du behov av ett större kontor kan vi ordna det också. Då kan du även få tillgång till andra faciliteter, så som gym och bastu.

I alla våra medlemskap ingår inbjudningar till event, blixtsnabbt internet och reception. Vi bjuder även på kaffe, te och ekologisk frukt. Om du är nyfiken och vill komma på en visning, så kan du läsa om våra olika typer av medlemskap här. 

● ● ● ● ● 

Sammanfattningsvis så ser det ut som att efterfrågan på kontorshotell kommer att fortsätta att öka under de närmaste åren på grund av megatrenderna i samhället. Utvecklingen sker i rasande fart, så från att ha varit ett undanskymt fenomen på kontorsmarknaden så har de största aktörerna gett sig in och fler och fler varianter av flexibla kontor poppar upp i svenska städer. Den här texten hoppas vi kunna vara en första guide till dig som funderar på ett kontorshotell. Om du är nyfiken så skicka iväg ett email på info@helio.se eller läs om våra olika typer av medlemskap här. 

Vi finns alltid här för att svara på frågor, så chatta med oss nere till höger här på sidan, eller så hittar du både nummer och mail här. info@helio.se och 08-522 232 00

 👋